Автоматизации документооборота



Рассмотрим деятельность российской корпорации, специализирующейся на разработках и внедрении «под ключ» программного обеспечения по автоматизации бухгалтерского учета в коммерческих и бюджетных организациях различных отраслей народного хозяйства (в дальнейшем — Корпорация). Корпорация разрабатывает автоматизированные системы широкого спектра — от мини-бухгалтерий для предприятий малого и среднего бизнеса до сетевых систем автоматизации для крупных предприятий; осуществляет продажу, ремонт и сервисное обслуживание персональных компьютеров и имеет сеть юридически самостоятельных региональных отделений во многих городах России и в ближнем зарубежье.

Объем продаж планируется в долларах, что допустимо для управленческого учет;: Следовательно, встает вопрос о прогнозировании курса доллара, к которому привя зан российский рубль. Это одна из наиболее сложных задач при формировании бю джетов продаж подразделений: необходимо спрогнозировать не только рост цен н; программные продукты, обусловленный ростом курса доллара США, но и возмож мости заказчиков приобретать программные продукты и услуги фирмы по повышен ным ценам. В условиях экономических кризисов, подобных кризису 1998 года, сред ние и малые предприятия не в состоянии приобретать дорогие программы и делаю свой выбор либо в пользу дешевых программных продуктов, либо вовсе отказыва югся от автоматизации бухгалтерского учета. В результате количество потенциальных клиентов может снизиться, а коммерческие организации «вторичного» РЫНКЕ могут отказаться от дальнейшего лицензионного обслуживания (ЛО).

Пример. Рассмотрим деятельность российской корпорации, специализирующейся на разработках и внедрении «под ключ» программного обеспечения по автоматизации бухгалтерского учета в коммерческих и бюджетных организациях различных отраслей народного хозяйства (в дальнейшем —

• установить каждому менеджеру персональный компьютер для оперативного получения и обработки управленческой информации непосредственно из системы комплексной автоматизации бухгалтерского учета холдинга, что позволит отказаться от подготовки бумажных отчетов и больших трудозатрат по их обработке;

Рис. 6.4. Техническое решение автоматизации бухгалтерского учета холдинга

Рассмотрим деятельность российской корпорации, специализирующейся на разработках и внедрении «под ключ» программного обеспечения по автоматизации бухгалтерского учета в коммерческих и бюджетных организациях различных отраслей народного хозяйства (в дальнейшем — Корпорация). Корпорация разрабатывает автоматизированные системы широкого спектра — от мини-бухгалтерий для предприятий малого и среднего бизнеса до сетевых систем автоматизации для крупных предприятий; осуществляет продажу, ремонт и сервисное обслуживание персональных компьютеров и имеет сеть юридически самостоятельных региональных отделений во многих городах России и в ближнем зарубежье.

Объем продаж планируется в долларах, что допустимо для управленческого учета. Следовательно, встает вопрос о прогнозировании курса доллара, к которому привязан российский рубль. Эго одна из наиболее сложных задач при формировании бюджетов продаж подразделений: необходимо спрогнозировать не только рост цен на программные продукты, обусловленный ростом курса доллара США, но и возможности заказчиков приобретать программные продукты и услуги фирмы по повышенным ценам. В условиях экономических кризисов, подобных кризису 1998 года, средние и малые предприятия не в состоянии приобретать дорогие программы и делают свой выбор либо в пользу дешевых программных продуктов, либо вовсе отказываются от автоматизации бухгалтерского учета. В результате количество потенциальных клиентов может снизиться, а коммерческие организации «вторичного» рынка могут отказаться от дальнейшего лицензионного обслуживания (ЛО).

Оперативность получения информации, а также ее качества и эффективность использования в управлении хозяйственными процессами организации значительно повышается в условиях автоматизации бухгалтерского учета. Использование ЭВМ предполагает применение различных приемов и способов систем компьютерной обработки данных (КОД). Поэтому уровень подготовки бухгалтера должен быть достаточно высоким в области информационных технологий для выполнения работ по обработке учетной информации. Отсюда следует, что бухгалтерский учет связан также с информатикой, компьютеризацией учетно-аналитических вопросов и информационными системами в экономике.

При автоматизации бухгалтерского учета обработка и движение документов имеет свои особенности, т.е. зависит от использованных программных продуктов для ЭВМ.

5. К какой группе имущества по составу и размещению относится программный пакет по автоматизации бухгалтерского учета?

Первые попытки использовать вычислительную технику для автоматизации бухгалтерского учета в нашей стране были сделаны около сорока лет назад. Однако вплоть до появления персональных компьютеров качественных сдвигов в этой области не ощущалось. Внедрение так называемых автоматизированных систем обработки экономической информации и автоматизированных систем управления на уровне предприятий и организаций чаще всего приводило лишь к дополнительным необоснованным затратам. Ситуация существенно изменилась с появлением персональных компьютеров (ПК).


Любое сложное приложение, предназначенное для управления знаниями, состоит из нескольких блоков. Системы этого рода, рассматриваемые в настоящей главе, используют в различных комбинациях технологии численного анализа (системы управления базами данных, СУБД), информационные документы по продуктам и маркетингу (файлы) и ПО, формализующее маршрутизацию и координацию работ (электронная почта и средства автоматизации документооборота). Большинство включает в себя также и средства поиска по нестандартным запросам (веб-технологии). В те времена, когда описываемые здесь проекты только начинались, мир СУБД существовал отдельно от мира электронной почты и оба они были совершенно самостоятельны по отношению к Сети. Поэтому каждый из этих проектов оказался построен с опорой на какую-либо одну из названных технологий — наиболее важную для удовлетворения поставленных перед его разработчиками требований, — хотя

- В будущем уже не придется раздумывать над тем, с какого блока начать. Современные технологии ПО свели вместе функциональные возможности систем управления базами данных, систем управления документами и систем автоматизации документооборота, так что теперь строить решения намного проще, чем прежде. Если вы приступаете к осуществлению подобного проекта сегодня, от любого приобретаемого для него решения следует требовать поддержки стандартов ПК и Интернета и чтобы по мере развития потребностей к нему было легко пристыковывать по принципу «plug and play» различные другие системы. Например, необходимо обеспечить возможность совместного доступа к цифровой и нецифровой информации. Очень часто такие объективные данные, как ежемесячная статистика продаж, имеют жесткий специальный формат, из-за чего их совместный просмотр с субъективной дополнительной информацией — такой, как записи заседаний фокус-групп или «посмертный» анализ проектов, — оказывается невозможен. А невозможность интегрировать эти сведения ведет к необходимости использовать дополнительные коммуникационные каналы и тратить дополнительную энергию на отслеживание информации различных типов.

Составляющими современной корпоративной системы автоматизации документооборота являются:

В приведенном перечне требований, формирующих техническое обеспечение бухгалтерского учета, определяющим является обеспечение квалификационного уровня бухгалтеров, а также соответствующего уровня культуры среди сотрудников бухгалтерского аппарата. Эти два условия являются определяющими на стадии внедрения системы управления базой данных (СУБД) и автоматизации документооборота.

Особое значение при этом придается достоверности, полноте и своевременности первичной информации. На предприятии сбор и регистрация информации происходят при выполнении раатичных хозяйственных операций (прием готовой продукции, получение и отпуск материалов и т.п.), в банках — при выполнении финансово-кредитных операций с юридическими и физическими лицами. Учетные данные могут возникать на рабочих местах в результате подсчета количества обработанных деталей, прошедших сборку узлов, изделий, выявления брака и т.д. В процессе сбора фактической информации производятся измерение, подсчет, взвешивание материальных объектов, подсчет денежных купюр, получение временных и количественных характеристик работы отдельных исполнителей. Сбор информации, как правило, сопровождается ее регистрацией, т.е. фиксацией информации на материальном носителе (документе, машинном носителе), вводом в ПЭВМ. Запись в первичные документы в основном осуществляется вручную, поэтому процедуры сбора и регистрации остаются пока наиболее трудоемкими, а процесс автоматизации документооборота — по-прежнему актуальным. В условиях автоматизации управления

По оценкам специалистов, в мире ежедневно появляется более миллиарда новых документов. В основном это текстовая информация, и лишь 10% — это документы, приспособленные для дальнейшей автоматизированной обработки. Это свидетельствует о необходимости организации на предприятиях (организациях, банках и др.) электронного документооборота. Критериями выбора системы автоматизации документооборота являются масштабы предприятия, степень технической и технологической подготовки в области компьютерной обработки, структуре управления, наличие или отсутствие других систем автоматизации управления.

Малые и средние предприятия с небольшим объемом документооборота, имеющие один или несколько компьютеров, могут использовать для автоматизации документооборота достаточно широко распространенные и удобные текстовые редакторы. Малые и средние предприятия с большим объемом документооборота, а также все крупные предприятия должны использовать специализи-

к автоматизированным информационным технологиям, они должны развиваться на принципах: рационализации форм учета, системности, целостности, адаптации автоматизированных информационных технологий к внешней среде, интеграции данных, банковской организации массивов, автоматизации документооборота, автоматизации учетных функций.

Постоянное увеличение количества информации, необходимой для принятия правильного управленческого решения, приводит к тому, что традиционные методы работы с документами становятся неэффективными. Так, по сведениям компании Delphi, 15% бумажных документов безвозвратно теряются и для их поиска сотрудники тратят до 30% своего рабочего времени. При переходе к электронным документам и автоматизации документооборота рост производительности

В конце 80-х — начале 90-х гг. появились и начали интенсивно развиваться ряд новых технологий, успешно используемых в современных системах автоматизации документооборота:

В последнее время наблюдается тенденция интеграции функциональных возможностей вышеописанных технологий. Так, в системах, классифицируемых как groupware, могут использоваться технологии полнотекстовых баз данных, систем управления документами и автоматизации деловых процедур. Поэтому в современных системах автоматизации документооборота вышеуказанные технологии могут применяться как в качестве отдельных, так и интегрированных компонент.


Аудиторские процедуры Аудиторских организаций Аудиторским заключением Аудиторское заключение Административные правонарушения Административных полномочий Административных работников Административной документации Административном подчинении Административно хозяйственная Административно командных Административно технического Административно территориального вывоз мусора снос зданий

Яндекс.Метрика