Автоматизации документооборота

Рассмотрим деятельность российской корпорации, специализирующейся на разработках и внедрении «под ключ» программного обеспечения по автоматизации бухгалтерского учета в коммерческих и бюджетных организациях различных отраслей народного хозяйства (в дальнейшем — Корпорация). Корпорация разрабатывает автоматизированные системы широкого спектра — от мини-бухгалтерий для предприятий малого и среднего бизнеса до сетевых систем автоматизации для крупных предприятий; осуществляет продажу, ремонт и сервисное обслуживание персональных компьютеров и имеет сеть юридически самостоятельных региональных отделений во многих городах России и в ближнем зарубежье.

Объем продаж планируется в долларах, что допустимо для управленческого учет;: Следовательно, встает вопрос о прогнозировании курса доллара, к которому привя зан российский рубль. Это одна из наиболее сложных задач при формировании бю джетов продаж подразделений: необходимо спрогнозировать не только рост цен н; программные продукты, обусловленный ростом курса доллара США, но и возмож мости заказчиков приобретать программные продукты и услуги фирмы по повышен ным ценам. В условиях экономических кризисов, подобных кризису 1998 года, сред ние и малые предприятия не в состоянии приобретать дорогие программы и делаю свой выбор либо в пользу дешевых программных продуктов, либо вовсе отказыва югся от автоматизации бухгалтерского учета. В результате количество потенциальных клиентов может снизиться, а коммерческие организации «вторичного» РЫНКЕ могут отказаться от дальнейшего лицензионного обслуживания (ЛО).

Пример. Рассмотрим деятельность российской корпорации, специализирующейся на разработках и внедрении «под ключ» программного обеспечения по автоматизации бухгалтерского учета в коммерческих и бюджетных организациях различных отраслей народного хозяйства (в дальнейшем —

• установить каждому менеджеру персональный компьютер для оперативного получения и обработки управленческой информации непосредственно из системы комплексной автоматизации бухгалтерского учета холдинга, что позволит отказаться от подготовки бумажных отчетов и больших трудозатрат по их обработке;

Рис. 6.4. Техническое решение автоматизации бухгалтерского учета холдинга

Рассмотрим деятельность российской корпорации, специализирующейся на разработках и внедрении «под ключ» программного обеспечения по автоматизации бухгалтерского учета в коммерческих и бюджетных организациях различных отраслей народного хозяйства (в дальнейшем — Корпорация). Корпорация разрабатывает автоматизированные системы широкого спектра — от мини-бухгалтерий для предприятий малого и среднего бизнеса до сетевых систем автоматизации для крупных предприятий; осуществляет продажу, ремонт и сервисное обслуживание персональных компьютеров и имеет сеть юридически самостоятельных региональных отделений во многих городах России и в ближнем зарубежье.

Объем продаж планируется в долларах, что допустимо для управленческого учета. Следовательно, встает вопрос о прогнозировании курса доллара, к которому привязан российский рубль. Эго одна из наиболее сложных задач при формировании бюджетов продаж подразделений: необходимо спрогнозировать не только рост цен на программные продукты, обусловленный ростом курса доллара США, но и возможности заказчиков приобретать программные продукты и услуги фирмы по повышенным ценам. В условиях экономических кризисов, подобных кризису 1998 года, средние и малые предприятия не в состоянии приобретать дорогие программы и делают свой выбор либо в пользу дешевых программных продуктов, либо вовсе отказываются от автоматизации бухгалтерского учета. В результате количество потенциальных клиентов может снизиться, а коммерческие организации «вторичного» рынка могут отказаться от дальнейшего лицензионного обслуживания (ЛО).

Оперативность получения информации, а также ее качества и эффективность использования в управлении хозяйственными процессами организации значительно повышается в условиях автоматизации бухгалтерского учета. Использование ЭВМ предполагает применение различных приемов и способов систем компьютерной обработки данных (КОД). Поэтому уровень подготовки бухгалтера должен быть достаточно высоким в области информационных технологий для выполнения работ по обработке учетной информации. Отсюда следует, что бухгалтерский учет связан также с информатикой, компьютеризацией учетно-аналитических вопросов и информационными системами в экономике.

При автоматизации бухгалтерского учета обработка и движение документов имеет свои особенности, т.е. зависит от использованных программных продуктов для ЭВМ.

5. К какой группе имущества по составу и размещению относится программный пакет по автоматизации бухгалтерского учета?

Первые попытки использовать вычислительную технику для автоматизации бухгалтерского учета в нашей стране были сделаны около сорока лет назад. Однако вплоть до появления персональных компьютеров качественных сдвигов в этой области не ощущалось. Внедрение так называемых автоматизированных систем обработки экономической информации и автоматизированных систем управления на уровне предприятий и организаций чаще всего приводило лишь к дополнительным необоснованным затратам. Ситуация существенно изменилась с появлением персональных компьютеров (ПК).

Любое сложное приложение, предназначенное для управления знаниями, состоит из нескольких блоков. Системы этого рода, рассматриваемые в настоящей главе, используют в различных комбинациях технологии численного анализа (системы управления базами данных, СУБД), информационные документы по продуктам и маркетингу (файлы) и ПО, формализующее маршрутизацию и координацию работ (электронная почта и средства автоматизации документооборота). Большинство включает в себя также и средства поиска по нестандартным запросам (веб-технологии). В те времена, когда описываемые здесь проекты только начинались, мир СУБД существовал отдельно от мира электронной почты и оба они были совершенно самостоятельны по отношению к Сети. Поэтому каждый из этих проектов оказался построен с опорой на какую-либо одну из названных технологий — наиболее важную для удовлетворения поставленных перед его разработчиками требований, — хотя

- В будущем уже не придется раздумывать над тем, с какого блока начать. Современные технологии ПО свели вместе функциональные возможности систем управления базами данных, систем управления документами и систем автоматизации документооборота, так что теперь строить решения намного проще, чем прежде. Если вы приступаете к осуществлению подобного проекта сегодня, от любого приобретаемого для него решения следует требовать поддержки стандартов ПК и Интернета и чтобы по мере развития потребностей к нему было легко пристыковывать по принципу «plug and play» различные другие системы. Например, необходимо обеспечить возможность совместного доступа к цифровой и нецифровой информации. Очень часто такие объективные данные, как ежемесячная статистика продаж, имеют жесткий специальный формат, из-за чего их совместный просмотр с субъективной дополнительной информацией — такой, как записи заседаний фокус-групп или «посмертный» анализ проектов, — оказывается невозможен. А невозможность интегрировать эти сведения ведет к необходимости использовать дополнительные коммуникационные каналы и тратить дополнительную энергию на отслеживание информации различных типов.

Составляющими современной корпоративной системы автоматизации документооборота являются:

В приведенном перечне требований, формирующих техническое обеспечение бухгалтерского учета, определяющим является обеспечение квалификационного уровня бухгалтеров, а также соответствующего уровня культуры среди сотрудников бухгалтерского аппарата. Эти два условия являются определяющими на стадии внедрения системы управления базой данных (СУБД) и автоматизации документооборота.

Особое значение при этом придается достоверности, полноте и своевременности первичной информации. На предприятии сбор и регистрация информации происходят при выполнении раатичных хозяйственных операций (прием готовой продукции, получение и отпуск материалов и т.п.), в банках — при выполнении финансово-кредитных операций с юридическими и физическими лицами. Учетные данные могут возникать на рабочих местах в результате подсчета количества обработанных деталей, прошедших сборку узлов, изделий, выявления брака и т.д. В процессе сбора фактической информации производятся измерение, подсчет, взвешивание материальных объектов, подсчет денежных купюр, получение временных и количественных характеристик работы отдельных исполнителей. Сбор информации, как правило, сопровождается ее регистрацией, т.е. фиксацией информации на материальном носителе (документе, машинном носителе), вводом в ПЭВМ. Запись в первичные документы в основном осуществляется вручную, поэтому процедуры сбора и регистрации остаются пока наиболее трудоемкими, а процесс автоматизации документооборота — по-прежнему актуальным. В условиях автоматизации управления

По оценкам специалистов, в мире ежедневно появляется более миллиарда новых документов. В основном это текстовая информация, и лишь 10% — это документы, приспособленные для дальнейшей автоматизированной обработки. Это свидетельствует о необходимости организации на предприятиях (организациях, банках и др.) электронного документооборота. Критериями выбора системы автоматизации документооборота являются масштабы предприятия, степень технической и технологической подготовки в области компьютерной обработки, структуре управления, наличие или отсутствие других систем автоматизации управления.

Малые и средние предприятия с небольшим объемом документооборота, имеющие один или несколько компьютеров, могут использовать для автоматизации документооборота достаточно широко распространенные и удобные текстовые редакторы. Малые и средние предприятия с большим объемом документооборота, а также все крупные предприятия должны использовать специализи-

к автоматизированным информационным технологиям, они должны развиваться на принципах: рационализации форм учета, системности, целостности, адаптации автоматизированных информационных технологий к внешней среде, интеграции данных, банковской организации массивов, автоматизации документооборота, автоматизации учетных функций.

Постоянное увеличение количества информации, необходимой для принятия правильного управленческого решения, приводит к тому, что традиционные методы работы с документами становятся неэффективными. Так, по сведениям компании Delphi, 15% бумажных документов безвозвратно теряются и для их поиска сотрудники тратят до 30% своего рабочего времени. При переходе к электронным документам и автоматизации документооборота рост производительности

В конце 80-х — начале 90-х гг. появились и начали интенсивно развиваться ряд новых технологий, успешно используемых в современных системах автоматизации документооборота:

В последнее время наблюдается тенденция интеграции функциональных возможностей вышеописанных технологий. Так, в системах, классифицируемых как groupware, могут использоваться технологии полнотекстовых баз данных, систем управления документами и автоматизации деловых процедур. Поэтому в современных системах автоматизации документооборота вышеуказанные технологии могут применяться как в качестве отдельных, так и интегрированных компонент.

Навигация

Главная

Новое

Акционер Америка Агрессивность