|
Документы создаваемые
Первичные документы создаются на бланках установленной формы. Допускается, однако, создавать первичные документы на машиночитаемых носителях информации, например, на магнитных лентах.
Практикуются выпуски ценных бумаг с дополнительными страховыми условиями. В их числе: двухвалюгные облигации, по которым номинал и выплата процентов номинированы в одной валюте, а погашение —- в другой валюте, что позволяет проводить процентный арбитраж на двух рынках; долговые обязательства «прыг-скок», позволяющие инвестору переключаться с одного на другой вид ценных бумаг; индексируемые долговые обязательства, сумма платежа по которым зависит от индекса цен определенных товаров; конвертируемые облигации, обмениваемые на акции эмитента по курсу, выбираемому их владельцем; конвертируемые облигации с премией по опциону «пут», что позволяет владельцу ценных бумаг продать их по цене выше номинала; еврооблигации с номинацией в валютной корзине ЭКЮ, оплачиваемые (включая процент) либо в ЭКЮ, либо в любой из 12 валют. С 1999 г. выпускают ценные бумаги, номинированные в евро вместо ЭКЮ. Синтетические финансовые документы создаются на основе нескольких сделок (например, облигация с фиксированной ставкой процента в сочетании со «свопом» с плавающей ставкой становится синтетическим финансовым документом с плавающей ставкой процента).
Первичные документы на отпуск и перемещение материально-производственных запасов (лимитно-заборные карты, требования-накладные и др.) формируются на АРМ Б в соответствующих подразделениях организации (цехах, отделе снабжения и др.) на основе расчета нормативных данных, производственных заданий и т.п. Документы создаются на машинных носителях, а пользователи при оснащении их рабочих мест терминальными устройствами или персональными компьютерами могут получать на экране дисплея изображение этих документов и вводить в них реквизиты, дополняющие постоянную информацию. После составления и проверки никакие изменения в первичных документах не допускаются. С помощью печатающего устройства на АРМЕ получают бумажную копию, которая может быть использована в оперативных целях.
В компьютерной системе эти документы создаются, печатаются, а сведения о них хранятся в информационной базе. В них отсутствует подтверждение факта совершения хозяйственной операции, поэтому они не могут служить основанием для создания бухгалтерских записей.
документы создаются и хранятся в виде электронных копий вне бухгалтерии, и работники служб оперативного управления имеют возможность выполнять свои функции, используя созданную базу документов. Наличие документов в интегрированной базе данных позволяет вести учет товарно-материальных ценностей и состояния взаиморасчетов, проводить расчет себестоимости выпущенной продукции и оценивать финансовые результаты реализации без отражения этих данных в бухгалтерском учете. В ранее рассмотренных моделях, где документы создавались и трансформировались сразу в записи массива хозяйственных операций в рамках подсистемы бухгалтерского учета, часто не учитывались
Можно выделить следующую особенность массовых программных продуктов — проблемную совместимость. В идеале, все документы, написанные при помощи одного компьютера, должны легко читаться на любом другом. К сожалению, гарантировать это можно только в том случае, если документы создаются и читаются с помощью одних и тех же программ. Отсюда для рядового пользователя следует очень важный вывод: лучше всего оснащать свой компь-
На особо ценные и уникальные архивные документы создаются архивные копии.
При документировании на искусственных языках документы создаются на машинных носителях — документы, созданные с использованием носителей и способов записи, обеспечивающих обработку информации электронно-вычислительной машиной (ЭВМ).
Исходящий документе»поток состоит из документов, создаваемых в данной организации и отправляемых за ее пределы. Исходящие документы создаются в ответ на поступившие письменные или устные запросы или как инициативные документы, требующие или не требующие ответа. Инициативные документы всегда значительно превышают группу ответных документов. Мотивы создания исходящих документов диктуются направлениями деятельности организации и ее информационными запросами. В исходящем документопотоке Выделяется группа распорядительных документов (при условии, что организация имеет подведомственные организации) и информационных (коммуникативных) — письма, докладные, обзоры, справки, отчеты, договоры, документы по их выполнению.
При документировании на искусственных языках документы создаются на машинных носителях — документы, созданные с использованием носителей и способов записи, обеспечивающих обработку информации электронно-вычислительной машиной (ЭВМ).
При пересечении вертикальных и горизонтальных линий конструкционной сетки образуются в каждой ее строке восемь прямоугольников, называемых базисными, границы которых обозначаются цифрами от 0 до 8, вынесенными на верхнее поле, и могут применяться в качестве постоянных положений табулятора печатающих устройств. Эти прямоугольники в рассматриваемом формуляре-образце выбраны с таким расчетом, чтобы в каждый из них вмещалось по 2 строки из девяти машинописных знаков с шагом письма 2,54 мм, расположенных по вертикали на расстоянии одного межстрочного интервала, равного 4,25 мм. Опыт разработки документов на основе формуляров-образцов ЕЭК и СЭВ уже к моменту подготовки стандарта показал, что многие документы создаются с существенными отклонениями от его требований. ЕЭК рекомендовала для согласования возможных отклонений от исходной схемы бланка связываться с Секретариатом ЕЭК или Национальным комитетом по упрощению процедур во внешней торговле своей страны, если он существует. Такое неопределенное установление отклонений от формуляра-образца без введения каких-либо критериев или ограничений приводит к резкому снижению эффективности унификации документов. Чтобы избежать этого, было решено провести анализ всех отклонений от формуляров-образцов ЕЭК и СЭВ в документах, разработанных в СССР и за рубежом, и на этой основе установить нормы на допускаемые отклонения от формуляра-образца СЭВ. .
В настоящее время ведутся работы по решению задач комплексной автоматизации инженерного труда, т. е, созданию таких систем, которые бы охватывали все этапы конструирования и технологического обеспечения производства машиностроительной продукции. Заметной вехой на этом пути будет автоматизированное конст-рукторско-технологическое бюро (АК.ТБ). В его функции входит выполнение работ от автоматизированной разработки эскиза изделия конструктором до выдачи управляющих программ для оборудования с ЧПУ и роботов. Документы, создаваемые в АК.ТБ, могут быть выпущены как в виде традиционных чертежей, так н на магнитных носителях, в виде микрофиш и микрофильмов.
документы, создаваемые и используемые работниками внутри предприятия (внутренние).
документы, создаваемые и используемые работниками внутри предприятия (внутренние).
К документам рабочего периода относятся документы, создаваемые в ходе аудита. Рабочие документы должны отвечать следующим требованиям: раскрывать методы, использованные при аудите; подтверждать объём проверенных документов и бухгалтерских регистров; содержать перечень ошибок и нарушений, выявленных в ходе аудита.
Распорядительная деятельность органов управления включает также решение вопросов подбора и расстановки кадров, приема граждан на работу, перевода на другую работу и увольнения. Документы, создаваемые при оформлении приема, увольнения и перемещения сотрудников, предоставления отпуска, поощрения, составляют группу документов по личному составу. Это — приказы по личному составу, заявления, характеристики, трудовые книжки, личные карточки, а также все документы, входящие в личное дело.
Особое внимание в 20-е гг. было уделено документированию функций планирования, учета и контроля. В феврале 1921 г. была образована Государственная общеплановая комиссия (Госплан РСФСР), в функции которой входила разработка общехозяйственного плана перспективного и текущего развития отраслей и отдельных предприятий. Постепенно документы, создаваемые в сфере планирования, становились более упорядоченными по структуре, содержанию показателей и по форме.
ГСДОУ распространяется на все системы документации органов государственного управления, суда, прокуратуры, арбитража, а также учреждений, организаций и предприятий, включая документы, создаваемые средствами вычислительной техники. Положения ГСДОУ внедряются в практику путем разработки и издания инструкций, правил, рекомендаций по организации делопроизводства.
Внутренний документопоток составляют документы, создаваемые и используемые в самом аппарате управления, не выходящие за его пределы. Происхождение этих документов совпадает со сферой их применения. Внутренний поток обеспечивает целенаправленное решение управленческих задач в пределах одного учреждения, организации. К внутренним относятся организационные документы, определяющие задачи, функции организации в целом, а также ее структурных подразделений, компетенцию, права и обязанности должностных лиц, правила выполнения отдельных видов деятельности — положения, уставы, учредительные договоры, должностные инструкции, регламенты, правила, штатные расписания и др. Функцию оперативного регулирования деятельности учреждений выполняют распорядительные документы, издаваемые руководством, — приказы, указания, распоряжения, решения. Самостоятельные группы внутреннего документопотока составляют протоколы и акты, плановые и отчетные документы, документы по учету материальных и денежных средств, оборудования, личного состава и т.д. В аппа-
Особое внимание в 20-е гг. было уделено документированию функций планирования, учета и контроля. В феврале 1921 г. была образована Государственная обще плановая комиссия (Госплан РСФСР), в функции которой входила разработка общехозяйственного плана перспективного и текущего развития отраслей и отдельных предприятий. Постепенно документы, создаваемые в сфере планирования, становились более упорядоченными по структуре, содержанию показателей и по форме.
ГСДОУ распространяется на все системы документации органов государственного управления, суда, прокуратуры, арбитража, а также учреждений, организаций и предприятий, включая документы, создаваемые средствами вычислительной техники. Положения ГСДОУ внедряются в практику путем разработки и издания инструкций, правил, рекомендаций по организации делопроизводства.
Качество отдельных документов. Документы, создаваемые в советских учреждениях, должны отвечать определенным требованиям. От того, как составлен документ, зависят: а) его юридическая сила, значение в качестве источника права; б) быстрота и четкость документооборота; в) исполнение и контроль исполнения по существу; г) использование в непосредственной оперативной работе и в последующем при хранении в архиве; д) удобства хранения в текущем и постоянном архиве; е) определение сроков хранения документов; ж) значение документа как исторического источника.
Дилерской деятельности Динамических процессов Динамическое равновесие Динамического равновесия Действенный инструмент Дипломированный бухгалтер Директивных документов Директивного планирования Директора объединения Директоров акционерного Директоров правление Дисциплины управление Дисциплинарной административной вывоз мусора снос зданий
|
|
|
|
Навигация
