|
Документной информации
Структура, цели и задачи, функции службы делопроизводства оговариваются рядом внутренних документов. К числу важнейших организационных документов относятся Положение о службе (положение о канцелярии), Инструкция по документированию управленческой деятельности организации, должностные инструкции работников службы и табель форм документов, применяемых в организации.
Инструкцией по документированию управленческой деятельности, утвержденной руководителем организации;
8.3. Инструкция по документированию управленческой деятельности
Инструкция по документированию управленческой деятельности — нормативный документ конкретной организации, определяющий порядок, правила, способы, формы и процессы работы с документами. Инструкция является обязательным для применения в повседневной жизни руководящим документом для всех сотрудников организации.
8.3. Инструкция по документированию управленческой деятельности ..................236
Термин «делопроизводство» характеризует совокупность работ по документированию управленческой деятельности учреждений и по организации в них документов. Понятием «документ» определяется информация, записанная любым способом на любом материале, изданная или полученная любым физическим или юридическим лицом, в любой организации для использования в своей деятельности.. Таким образом, понятия «управление», «инфор-' мация», «делопроизводство», «документ» органически взаимосвязаны. Не случайно авторы, изучающие эволюцию управленческой мысли, начинают отсчет от шумерской письменности на глиняных табличках, датированных третьим тысячелетием до нашей эры. Эти первые документы содержат информацию о коммерческих сделках и законах Шумера, являясь доказательством существования
"I. Основные положения по документированию управленческой деятельности
1. Основные положения по документированию управленческой деятельности*
1. Основные положения по документированию управленческой деятельности . ...............7
ГСДОУ - это совокупность правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях (объединениях), в учреждениях и общественных организациях.
•Положения ГСДОУ получили развитие в Типовой инструкции по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации, изданной в 1993 г. Инструкция устанавливает общие требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в министерствах и ведомствах и является основой для разработки индивидуальных инструкций по делопроизводству каждым министерством и ведомством.
лированию документной информации и доведению управленческих решений до исполнителей.
Архив — организация или ее структурное подразделение, осуществляющие прием и хранение документов с целью использования ретроспективной документной информации.
3.6. Разработка номенклатуры дел организации, обеспечение хранения дел и оперативного использования документной информации.
Заметным явлением в истории делопроизводства 70—80-х гг. было издание государственных стандартов (ГОСТ) на управленческие документы (ГОСТ 6.38-72, ГОСТ 6.39-72 и др.), разработка общесоюзных классификаторов технико-экономической информации (ОК ТЭИ) - ОКУД, ОКПО, ОКОНХ и др., унифицированных систем документации (УСД) и серии государственных стандартов на унифицированные системы. Внедрение этих документов в практику управления значительно улучшило оформление документов, упростило процедуры поиска, учета и хранения документов и документной информации, подготовило почву для автоматизации управленческой деятельности.
В настоящее время наиболее распространенным носителем документной информации является бумага; наряду с ней широко используются и новые носители — магнитные, позволяющие использовать для документирования вычислительную технику.
Установление порядка движения документов, или управление документацией организации заключается в создании условий, обеспечивающих хранение необходимой документной информации, ее быстрый поиск и доведение ее до потребителей в установленные сроки и с наименьшими затратами. Таким образом, оно включает в себя организацию документооборота, включая технологию личной работы исполнителей, создание информационно-поисковых систем по документам организации, контроль их исполнения.
При внедрении автоматизированной системы регистрации документов и автоматизации рабочих мест должен быть оговорен способ передачи документной информации исполнителю: через компьютерную сеть или непосредственно сам исполняемый документ.
Однако это не значит, что организация документооборота не поддается самостоятельному регулированию и нормированию. ГСДОУ рекомендует закреплять порядок прохождения, документов внутри организации в специальных технологических схемах, разработкой которых занимаются службы ДОУ управления. В таких схемах должны найти отражение все этапы и пункты прохождения документной информации, сроки обработки и исполнения документов.
информацию, существующую «сама по себе» и не оказывающую воздействия на принимаемые решения, с точки зрения процессов управления следует отнести к информационному шуму. Уровень информационного шума в системе управления во многом объясняется непродуманным распределением документов среди потребителей их информационного содержания, нерациональностью определения этапов прохождения документной информации. Это, в свою очередь, значительно увеличивает плотность информационных потоков и неоправданный рост документооборота в целом.
Необходимость такого деления вызвана тем, что поток периодической документной информации имеет, как правило, устойчивое содержание, внутреннюю структуру, объем в течение заданного периода. Документы этого потока (плановые, финансовые, статистические и т. д.) движутся в организациях по строго определенным
Кроме оперограмм и маршрутно-технологических карт для наглядного представления, быстрого изучения порядка составления и обработки отдельных документов, а также обучения этому вновь принятого персонала с минимальными затратами могут быть использованы и другие методы наглядного представления движения документной информации: технологические цепочки, графики, схемы, документограммы.
Дисциплинарного взыскания Дисконтирования дивидендов Дисконтирования стоимости Дисконтированной стоимостью Дисконтная облигация Дискретного программирования Действиями конкурентов Дистанционного образования Диверсификация источников Диверсификации финансовых Диверсификации производства Дивиденды полученные Дивидендная доходность вывоз мусора снос зданий
|
|
|
|
Навигация
