|
Документов поступающих
• подготовка документов к последующему хранению — экспертиза ценности, оформление дел, описание документов постоянного и временного хранения, обеспечение сохранности документов, передача дел в архив организации.
Так, типовые сроки установлены законодательно в указах Президента, правительственных нормативных актах, и, конечно, в государственных законах Российской Федерации (как и других стран), например, для рассмотрения предложений, заявлений и жалоб граждан, депутатских запросов; для передачи документов постоянного хранения из ведомственных органов в государственные; для окончательного введения в силу подписанных документов и др.
При обработке документов постоянного и длительного хранения все металлические скрепления во избежание появления ржавчины обязательно удаляются. Личные документы (трудовые книжки, дипломы, удостоверения и т. д.), фотографии и другие документы, неудобные для подшивки (плотный носитель, отсутствие полей), вкладываются в заранее вшитые в дело чистые конверты. В конце дела подшивается специальный бланк или чистый лист формата А4 для заверительной записки, а в начале дела перед собственно документами — листы внутренней описи документов дела, если она для данного дела необходима. Внутренние описи необходимы в том случае, если заголовки дел не раскрывают конкретное содержание документов (например: «Приказы по основной деятельности...»), а также для специфичной документации — личные, судебные и следственные дела, дела о присуждении ученых степеней и присвоении ученых званий и т. д.
Размещение архивных документов в организациях предусматривает создание преимущественно лучших условий для документов постоянного хранения, удобства оперативного использования всех документов. Документы общего делопроизводства, конфиденциальные, по личному составу и технические хранятся обособленно, по возможности в разных хранилищах.
• раздельная группировка в дела документов постоянного и временного сроков хранения;
4. Подлинность и копийность документов. При отборе на хранение предпочтение всегда отдается подлинным документам. Согласно ГСДОУ, копии документов, отправляемых учреждениями, должны быть заверены, иметь номер й дату. Работники службы делопроизводства должны своевременно оформлять копии документов, особенно документов постоянного срока хранения. Это необходимо для их будущего использования.
После накопления на жестком диске документов за определенный период производится их копирование на внешний носитель. На один носитель копируются документы одного срока хранения. Для обеспечения сохранности и экономии места на жестком диске на внешние носители могут переноситься и неиспользуемые документы временного срока хранения. Это особенно актуально для бухгалтерских документов, которые занимают заметное место в общем объеме документации учреждения. Минимальный срок их хранения установлен Федеральным законом «О бухгалтерском учете» — пять лет с правом уничтожения только после проведения ревизии, При этом для документов постоянного и долговременного сроков хранения особое внимание необходимо уделять сохранности носителя информации. (Например, если документы копируются на дискеты, магнитную ленту, сменный жесткий диск — эти носители следует защитить от возможного магнитного воздействия — плотно упаковать, положить в сейф и т.п.). Обязательное условие — проверка качества записи после переноса данных и периодическая проверка сохранности данных в течение срока хранения носителей информации.
Оптимальным вариантом для документов постоянного и долговременного хранения является сегодня CD-R, гарантирующий от случайного стирания информации и позволяющий считывать файлы практически на любом компьютере, оборудованном CD-ROM.
• актов об утрате или неисправимом повреждении документов постоянного и долговременного сроков хранения, документов по личному составу;
• письменные объяснения о причинах утраты, порчи или незаконного уничтожения документов постоянного и долговременного хранения, в том числе документов по личному составу;
вые нормативными актами сроки; до 28 минимальных окладов — за несоблюдение сроков упорядочения документов постоянного и долговременного хранения (проведение экспертизы ценности документов, их научно-техническая обработка, составление описей дел).
На столе целесообразно разметить: пластмассовый лоток для сбора документов, поступающих в течение дня; блокнот с бланками недельных планов, что создает удобство в .планировании и учете выполненных работ; скоросшиватель из пластмассы; папку
— Операции по счетам депо осуществляются без получения поручений депонентов — зачастую на основании документов, поступающих брокеру (трейдеру), или их отчетов.
организация работы по учету вдел.видов документов, поступающих в адрес администрации, осуществление контроля за сроками их прохождения и исполнения, отправление всей, исходящей корреспонденции, в том числе посылок; учет всех видов печатей, штампов;, .сейфов, шкафов, спецхранений, в которых хранятся документы с грифами^ДСП», «Секретно», «Особой лажцости>?; внесение, изменений, дрполнений в правительственные постановления; обеспечение оформления и выдачи удостоверений работникам аппарата администрации, руководителям отделов и управлений, комитетов, главам администраций районов и городов, утверждаемым главой администрации;
экспедиционная обработка документов, поступающих в организацию;
8.1,1. Экспедиционная обработка документов, поступающих в организацию
В нерабочее время при наличии дежурных работников экспедиционная обработка поступающих документов должна входить в их обязанности.
учет пакетов (конвертов), содержащих конфиденциальные документы, а также учет поступления незаконвертованных документов, документов, поступающих по телеграфной, электронной почте и факсимильной связи с грифом конфиденциальности (пакетный учет);
8.1.1. Экспедиционная обработка документов, поступающих в организацию................153
Так как количество документов, поступающих и создаваемых в процессе управленческой деятельности, всегда велико, регистрация является одним из наиболее трудоемких процессов делопроизводства. Но именно хорошо поставленная система регистрации во многом предопределяет весь дальнейший процесс работы с документами. И поэтому рационализация делопроизводства чаще всего начинается с пересмотра системы регистрации документов.
Директора крупных организаций в нашей стране затрачивают на работу с документами до 20% рабочего времени. Существуют различные способы сокращать время работы с документами: сокращение избыточной информации, ограничение объема документов, поступающих к руководителю, делегирование полномочий и передача права подписи документов ответственным исполнителям в рамках, предусмотренных законодательством. Подпись руководителя должна ставиться на наиболее важных документах.
Представьте, если бы тысячи документов, поступающих на предприятие, не регистрировались, не учитывались, хранились произвольным образом — как в таком хаосе можно было бы быстро найти, например, все, что относится к одному заказу? У нас ведь могут быть вопросы к заказчику, потребность в каких-то уточнениях с нашей и его стороны, может возникнуть целая переписка, — и все это будет отражено в разных деловых письмах, которые будут лежать в разных местах, а разобраться в истории наших отношений без документов будет невозможно. Наши дела с клиентом должны быть в порядке, мы должны выполнять свои обязательства, и наши дела (папки с документами) тоже должны быть в порядке: мы должны иметь возможность быстро «поднять» всю переписку с партнером и уточнить необходимые детали и состояние нашего взаимодействия. Хотелось бы сразу, при регистрации, присвоить документу такой уникальный номер, чтобы нельзя было этот документ спутать с другим и чтобы по номеру было видно, где он должен храниться. В нашей стране придумали и ввели общую для всех и достаточно понятную систему, основанную на классификации и систематизации документов при помощи «Номенклатуры дел». Слово «номенклатура» в данном случае означает «систематизированный перечень».
Диверсификацию производства Дивиденды выплачиваются Дивидендной политикой Действительных результатов Дивидендов выплаченных Дивизиональной структуры Длительные хозяйственные Действительная волатильность Длительным процессом Длительного промежутка Длительность жизненного Длительность отдельных Длительность выполнения вывоз мусора снос зданий
|
|
|
|
Навигация
