|
Отправляемого документа
обработку и отсылку отправляемых документов;
К числу исходящих (отправляемых) документов относятся, главным образом, ответные письма, излагающие согласие, отказ на соответствующую просьбу или предложение адресата, и инициативные письма самой широкой тематики, требующие ответной реакции адресата.
Подтверждая факт отправки каких-либо документов в определенный срок, сопроводительное письмо является надежным средством контроля за соблюдением дисциплины и за сохранностью отправляемых документов.
Порядок обработки отправляемых документов. Документы, отправляемые организацией, в том числе созданные с помощью средств вычислительной техники, сортируются, упаковываются, оформляются как почтовое отправление и сдаются в отделение связи. Обработка и отправка документов осуществляются централизованно экспедицией или сотрудниками службы документационного обеспечения в соответствии с Почтовыми правилами.
Самостоятельной стадией «производства дела» была «отправка дел», т. е. регистрация отправляемых документов в журналах и непосредственно отправка (складывание документа, написание адреса и др.). До появления в России в середине XIX в. почтовых конвертов и марок закон предусматривал, что все исходящие бумаги должны отправляться в виде пакетов - документ складывался в виде конверта и запечатывался сургучной печатью.
экспедиционная обработка исполненных и отправляемых документов.
8.1.4. Обработка исполненных и отправляемых документов
Экспедиционная обработка отправляемых документов включает в себя сортировку, упаковку, оформление почтового отправления и сдачу в отделение связи. Она осуществляется в соответствии с действующими Правилами оказания услуг почтовой связи и должна проводиться в тот же день или не позднее следующего рабочего дня.
20. Обработка отправляемых документов Экспедитор 120
Автор (корреспондент) Название вида документа Дата документа Индекс документа Дата поступления Индекс поступления Заголовок документа (краткое содержание) Резолюция Реквизиты Срок исполнения Отметка об исполнении Отметка о направлении документа в дело При регистрации поступающего документа записывается название организации (лица) - автора документа. При регистрации отправляемых документов записывается название организации (лица) - корреспондента. Допускается применение сокращенного названия организации Заполняется в соответствии с названием вида регистрационного документа. При регистрации писем графа может не заполняться Дата, присвоенная документу организацией-автором. Записывается арабскими цифрами по русскому или европейскому стилю Индекс, присвоенный документу организацией-автором, переносится с поступившего или отправляемого документа Дата переносится из отметки о регистрации (регистрационного штампа) Индекс переносится из отметки о регистрации поступившего документа. После исполнения дополняется номером дела по номенклатуре и другими индексами по соответствующим классификаторам Переносится заголовок, сформулированный на документе. При его отсутствии формулируется исходя из основного содержания документа Переносится с документа основное содержание поручения, автор и дата резолюции, исполнитель. При устном поручении - формируется составителем РКК Пояснения по заполнению Проставляется арабскими цифрами. При регистрации отправляемого документа записывается дата ожидаемого ответа Дата и индекс ответного документа или краткая запись решения вопроса по существу с указанием даты или срока исполнения Указывается индекс дела по номенклатуре дел, дата и подпись ответственного исполнителя
8.1.4. Обработка исполненных и отправляемых документов . .... 159
Для документа, подлинник которого отправляется из организации, визы проставляются в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.
дополняется индексом (условным обозначением) структурного подразделения или исполнителя (его личного кода), составившего документ, и номером дела по номенклатуре дел. Например, 1-26/90, где 1 — индекс структурного подразделения, 26 — номер дела по номенклатуре дел, 90 — порядковый номер отправляемого документа. Это касается так называемого инициативного документа, т. е. случая, когда одна организация впервые обращается в другую, например с письмом по интересующему ее вопросу. При отправке ответного письма необходимо указывать два индекса — индекс организации — автора ответа и индекс документа организации — автора запроса (см. оформление реквизита 11). Приведем пример документа с указанием обоих индексов (выделены курсивом).
Для документа, подлинник которого отправляется из организации, визы проставляются в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.
Для документа, подлинник которого отправляется из организации, визы проставляются в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.
Не допускается волнистость или деформация материального носителя отправляемого документа. На лицевой стороне подлинника не должно быть морщин, пятен, изгибов и рельефов от надписей на оборотной стороне.
Автор (корреспондент) Название вида документа Дата документа Индекс документа Дата поступления Индекс поступления Заголовок документа (краткое содержание) Резолюция Реквизиты Срок исполнения Отметка об исполнении Отметка о направлении документа в дело При регистрации поступающего документа записывается название организации (лица) - автора документа. При регистрации отправляемых документов записывается название организации (лица) - корреспондента. Допускается применение сокращенного названия организации Заполняется в соответствии с названием вида регистрационного документа. При регистрации писем графа может не заполняться Дата, присвоенная документу организацией-автором. Записывается арабскими цифрами по русскому или европейскому стилю Индекс, присвоенный документу организацией-автором, переносится с поступившего или отправляемого документа Дата переносится из отметки о регистрации (регистрационного штампа) Индекс переносится из отметки о регистрации поступившего документа. После исполнения дополняется номером дела по номенклатуре и другими индексами по соответствующим классификаторам Переносится заголовок, сформулированный на документе. При его отсутствии формулируется исходя из основного содержания документа Переносится с документа основное содержание поручения, автор и дата резолюции, исполнитель. При устном поручении - формируется составителем РКК Пояснения по заполнению Проставляется арабскими цифрами. При регистрации отправляемого документа записывается дата ожидаемого ответа Дата и индекс ответного документа или краткая запись решения вопроса по существу с указанием даты или срока исполнения Указывается индекс дела по номенклатуре дел, дата и подпись ответственного исполнителя
Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа. Для документа, подлинник которого отправляется из организации, визы проставляются в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.1
Телефакс (факс) — получаемая на бумажном носителе копия документа (рукописного, печатного, графического, изобразительного), переданного по каналам факсимильной связи. В отличие от телеграфной и телексной эта связь позволяет получать изображение отправляемого документа в виде факсимиле, воспроизводящего все особенности документа-подлинника. Поэтому особенности в оформлении документов, предназначенных для передачи по факсимильной связи, идентичны требованиям к оформлению соответствующих видов документов.
Визы проставляются на последнем листе подлинника распорядительного документа, на копии отправляемого документа (письма). Возможно расположение виз распорядительного документа на отдельном листе.
Не допускается волнистость или деформация материального носителя отправляемого документа. На лицевой стороне подлинника не должно быть морщин, пятен, изгибов и рельефов от надписей на оборотной стороне.
Индекс, присвоенный документу организацией-автором, переносится с поступившего или отправляемого документа
Оборудования используется Оборудования коэффициент Общественно необходимых Оборудования механизация Оборудования необходимо Оборудования обеспечивает Оборудования оборудование Оборудования организация Оборудования осуществляется Оборудования планируют Оборудования помещений Оборудования повышению Оборудования применяемого вывоз мусора снос зданий
|
|
|
|
Навигация
