Обработке информации

РУТИНА (фр. routine) — консерватизм и застой в делах, в образе жизни. Под Р. также понимают простые, повторяющиеся, не требующие творческой работы операции, выполняемые управленческими работниками организации при обработке документов, информации и т.п.

До записей в учетные регистры при бухгалтерской обработке документов в них обозначается корреспонденция счетов, вытекающая из содержания учитываемых операций. При некоторых формах бухгалтерского учета (мемориально-ордерной, упрощенной и др.) корреспонденция счетов, т.е. проводки составляются в специальных регистрах (мемориальных ордерах, журналах регистрации хозяйственных операций).

Главным бухгалтером предприятия составляется график документооборота в виде схемы или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых инженерно-техническими, коммерческими, бухгалтерскими службами с указанием сроков исполнения. Графики обычно имеют форму таблиц, диаграмм. Так, в табл. 16.1 представлен примерный график документооборота.

При выявлении ошибок после подведения итогов за учетный период, а также если ошибка повторяется в нескольких регистрах, применяются дополнительная и сторнировочная записи. В том случае, когда корреспонденция счетов указана верно, а стоимостная оценка (основание показателя) занижена, делается дополнительная запись (рис. 17.11). Она имеет корреспонденцию счетов, аналогичную основной записи, а основание показателя соответствует разнице между правильной и ошибочной суммой. Допустим, стоимость фактически отпущенных со склада материалов в производство по документам составляет 300 000 руб., а при обработке документов в бухгалтерии сделана запись на отпуск материалов в производство только на сумму 200 000 руб.:

По желанию клиента сотрудник (сотрудники) аудиторской фирмы работают непосредственно в офисе у заказчика, который берет на себя обязательства по предоставлению необходимого оборудования, организации рабочего места аудитора и др. Если клиент не располагает достаточными средствами для приобретения оргтехники или считает нецелесообразным ее приобретение, не имеет условий для работы сотрудников аудиторской фирмы в офисе клиента, то заказчик берет на себя обязательства исключительно по своевременному предоставлению первичных документов. Все остальные функции — по доставке первичных документов в аудиторскую фирму, обеспечению сохранности документов, обработке документов с помощью программного обеспечения, ведению регистров аналитического и синтетического учета, доставке первичных документов и составленных регистров бухгалтерского учета клиенту и другие — берет на себя аудиторская фирма.

Информация с типовых первичных приходно-расходных документов вводится кладовщиком-оператором с терминального устройства в ЭВМ и записывается на магнитном носителе в форме карточки складского учета. До ввода этой информации кладовщик набирает на пульте свой личный код, код склада, номенклатурный номер конкретного вида запаса, вызывает на экране запись в форме карточки складского учета и указывает код программы обработки соответствующего документа. В автоматическом режиме на экране дается наименование каждого последующего реквизита, который необходимо ввести. Выведенная на экран дисплея заполненная строка вводится оператором в память ЭВМ, а сами первичные документы, с которых производилась регистрация, группируются в пачки и сдаются в бухгалтерию. При обработке документов, имеющих постоянную информацию (например, лимитно-заборных карт), в память вводятся только фактические показатели (количество, дата).

Рассмотрение банковской практики позволило сформулировать следующие требования к базовым средствам. Необходимость обеспечения банковской системой многозадачного режима и многопользовательского доступа к данным. Под многозадачностью в данном случае понимается возможность запуска в системе автономных фоновых процессов, отчужденных от рабочего места оператора. Фоновые процессы могут исполнять задания по предварительной обработке документов, поступивших по телеканалу, формированию отчетов, выполнению проводок по обработанным документам и пр., и тем самым высвобождать от этих операций рабочие места специалистов. Подобный режим позволяет переложить на АИТ не только выполнение значительного количества стереотипных, рутинных операций по решению функциональных задач, но и обеспечить автоматизированный контроль за целостностью поступающих

реализовать законченную информационную технологию. В комплекс входят следующие модули: процессор, дисплей, принтер, клавиатура, манипулятор «мышь», плоттер, сканер, стриммер, оборудование для дистанционной передачи данных. Программными элементами АРМ являются операционные системы, системы управления базами данных, пакеты прикладных программ, оригинальные программы, графические и текстовые редакторы, табличные процессоры и т.д. Таким образом, речь идет о комплексе технического и программного обеспечения — инструменте любого пользователя. Понятие АРМ многие часто связывают только с комплексом технических и программных средств, обеспечивающих решение определенных функциональных задач конечного пользователя. Однако на практике понятие АРМ должно охватывать проблемы от создания систем распределенной обработки данных (с определением информационных уровней) до решения эргономических вопросов (расположение и состав технических средств, удобство пользования ими и др.). АРМ сближает пользователя с возможностями современной информатики и вычислительной техники и создает условия для работы без посредника — профессионального программиста. При этом обеспечивается автономная работа и возможность связи с другими пользователями в пределах организации и с учетом ее особенностей. Для автоматизации каждой категории работ персональные компьютеры оснащены различного рода программными пакетами, обеспечивающими необходимый технологический уровень работы АРМ. Обязательным условием эффективного использования АРМ является наличие в нем сервисной системы поддержки работы пользователя, которая включает в себя программы обучения работе на клавиатуре, правила защиты информации и обращения с носителями, технологические инструкции с примерами проведения конкретных видов работ. Система должна отвечать на вопросы пользователя, как расширить возможности АРМ, куда обратиться по обслуживанию, т.е. выступать в роли оперативного консультанта. Функциональная структура АИС «Налог» предполагает организацию в налоговых инспекциях автоматизированных рабочих мест по обработке документов юридических лиц и обработке документов физических лиц. Состав автоматизированных рабочих мест для обработки документов юридических лиц аналогичен составу функциональной части АИС «Налог» и должен включать следующие АРМ:

При обработке документов оперативного учета происходит изменение состояния регистров. К содержимому регистров осуществляется обращение только программным способом; информация регистров может быть отражена в отчете. 1 (^Предприятие типовой конфигурации Бухгалтерия + Торговля + Склад + Зарплата + Кадры использует следующие регистры:

5. Создание рабочих мест пользователей КСБУ. В обработке документов по учету материалов участвуют:

График должен устанавливать на предприятии рациональный документооборот, т. е. предусматривать оптимальное число подразделений и исполнителей для прохождения каждым первичным документом, определять минимальный срок его нахождения в подразделении. График документооборота должен способствовать улучшению всей учетной работы на предприятии, повышению контрольных функций бухгалтерии. График может быть оформлен в виде схемы или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждым подразделением предприятия, с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ. Каждому исполнителю вручается выписка из графика документооборота, в ней перечисляются исполнители, документы, сроки их предоставления и подразделения предприятия, куда предоставляются документы.

Часть машинного слова, состоящая обычно из 8 бит (двоичных разрядов) и используемая как одно слово (например, слог) при обработке информации на ЭВМ.

Функционирование отраслевых автоматизированных систем управления предполагает создание: на предприятии — специализированного подразделения по первичному сбору и обработке информации (СОИ), передаваемой в установленном объеме руководству предприятия и объединению (или министерству); в объеди-нении — кустового информационно-вычислительного центру (КИВЦ), обрабатывающего информацию, поступающую от СОИ, и передающего необходимую информацию министерству; в министерстве — главного информационно-вычислительного центра (ГИВЦ), обеспечивающего рациональное решение производственно-экономических задач в целом по отрасли на основе обработки и анализа информации, поступающей от КИВЦ.

Процесс преобразования ресурсов легче всего увидеть в производственных организациях, но и организации обслуживания и некоммерческие организации также используют все эти виды ресурсов. В табл. 1.1. представлены виды ресурсов, используемых в наших организациях, упомянутых в ситуациях в начале главы. «Эппл» и «Аи Би Эм» используют фонды акционеров и банков (капитал) для закупки деталей (материалы), для строительства сборочных линий (технология) к для оплаты заводским рабочим (люди), чтобы производить компьютеры, которые они смогли бы продать с прибылью (результаты). Ресурсы информации используются непрерывно для связи и координирования каждой фазы процесса преобразования. Информация, относящаяся к исследованию рынка, помогает руководителям «Эппл» и «Аи Би Эм» решать, какого типа продукция имеет большую вероятность понравиться публике. Общение с рабочими дает им информацию, необходимую для качественного выполнения этой задачи. Скорость и объем реализации продукции позволяет руководству решать, насколько успешно действует компания на пути достижения желаемых результатов. Осознание важности информации как вида ресурсов является основной причиной того, что фирмы по обработке информации, такие как «Эппл» и «Аи Би Эм», росли столь стремительно. Информация приобретается и распространяется в процессе коммуникации (связи), как об этом подробно написано в гл. 5.

Компьютерная революция привела к существенным изменениям в обработке информации в организациях. Одно из исследований в области практики управления показало, что электронная обработка данных и информационно-управляющие системы — это два наиболее широко применяемые в управлении инструмента. Их используют девять из десяти компаний . По имеющимся оценкам, к началу 90-х годов 60% рабочих мест в США будет в какой-то мере зависеть от деятельности по обработке информации. Затраты на эту деятельность, по некоторым оценкам, составляют, по крайней мере, 70% от валового национального продукта . Существенной частью згой тенденции явится рост использования микрокомпьютеров, которые уже достаточно малы, чтобы располагаться прямо на рабочем месте управляющего и цена которых — уже не дороже хорошей пишущей машинки. Кроме того, по программам вузов, центров повышения квалификации и высших школ бизнеса готовится первое поколение студентов с компьютерной грамотностью.

Рост сектора ш-гформйш;» ;;п,яяется лишь одной причиной, по которой управление процессом связи приобретает для производительности все более важный характер. Технический прогресс в обработке информации — компьютеры, спутники связи, всемирная телефонная и телевизионная сеть — радикальнейшим образом увеличили объемы обращающейся информации и сократили время на ее передачу. Время передачи информации, как его определяет Нэйсбитт, — это время от момента передачи сообщения до момента его приема. «Ист Индии», например, требовались месяцы, чтобы узнать, благополучно ли дошли ее суда до места назначения. Сегодня штаб транснациональной корпорации получает об этом сообщение буквально в считанные секунды.

Микропроцессорам и сверхбольшим интегральным схемам по силам сыграть ключевую роль в создании условий для предельно эффективного удовлетворения этого разнообразного спроса. Они будут очень широко использоваться как при обработке информации о тенденциях потребительского рынка, так и при управлении производственным процессом с учетом рыночной информации.

В условиях комплексной механизации и автоматизации колоссально возрастает объем подлежащей обработке информации, что, конечно, приводит к усложнению управления персоналом. Постепенно оно заходит в тупик, вырваться из которого можно только двумя путями: посредством расширения штата управленцев, что неизбежно ведет к росту бюрократии, либо посредством введения новой технологии. Японцы используют второй путь, о чем, например, свидетельствует быстрое распространение контор, насыщенных новейшей техникой свя-

Затем для каждого структурного компонента технологического процесса (например, для каждой технологической операции, попавшей в зону анализа) определяются затраты. При обработке информации по затратам принимаются во внимание затраты на основные и вспомогательные материалы, трудовые затраты, затраты на оснастку, содержание и эксплуатацию оборудования. Затраты на основные материалы учитываются путем сопоставления их количества на входе и выходе каждого структурного компонента технологического процесса (например, операции). Далее формули-

г) технического, состоящего из ЭВМ и комплекса оборудования по сбору, передаче, обработке информации;

Уже при использовании ЭВМ в автономном решении отдельных задач открывается возможность применения более совершенных методов или, по крайней мере, «передачи» машине наиболее легко поддающихся формализации элементов технологии (вычислительных операций, процедур группировки данных, оформления результатов и т. д.). Уже в этом случае содержание труда плановых работников изменяется: специалист освобождается от выполнения технических функций по обработке информации, получает возможность больше времени уделять содержательному анализу проблемы.

5. Способность к обработке информации: однообразные или повторяющиеся задачи по обработке данных; учтены ли присущая человеку медлительность, неточность, утомляемость; не требуются ли запоминание им деталей, быстрый переход от одного вида обработки информации к другому, высокая точность, способ кодирования информации и другие гибкие методы, а также решения неформализованных подзадач; рационально ли распределены подзадачи между людьми и машинами.

Навигация

Главная

Новое

Акционер Америка Агрессивность