Обработки документов

Важное значение для совершенствования аппарата управления имеет механизация управленческого труда, т. е. широкое применение высокопроизводительных машин, механизмов, приборов, приспособлений для выполнения различного рода операций и получения данных, необходимых для оперативного управления производством. Значительно экономит время и облегчает труд работников управленческого аппарата применение следующих технических средств: копировальных машин для размножения рабочих нарядов и чертежей, счетно-клавишных машин для ускорения арифметических расчетов, систем счетных машин для обработки бухгалтерской документации, стенографических машин, ротапринтов, номенклатурно-адресовальных машин и др.

Большое значение в совершенствовании работы аппарата управления имеет механизация управленческого труда, т. е. широкое применение высокопроизводительных машин, механизмов, приборов, приспособлений, а также математических методов при выполнении различного рода операций и получении данных, необходимых для управления производством. Значительную экономию времени и облегчение труда работников управленческого аппарата обеспечивает применение таких технических средств, как копировальные машины для размножения рабочих нарядов и чертежей, счетно-клавишные машины для арифметических расчетов, системы счетных машин для обработки бухгалтерской документации, стенографические машины, ротапринты, номенклатурно-адресовальные машины и др.

До относительно недавнего времени (80-е годы) основными техническими средствами, применяемыми для механизированной обработки бухгалтерской информации, считались электронные фактурные или электронные фактурно-бухгалтерские автоматы, агрегированные перфовыводом, выводом на гибкие магнитные диски (дискеты) или кассетные магнитные ленты. Последнее обстоятельство позволяло одновременно обрабатывать счетные записи и формировать копировальные счетные записи на перфоносителе (картах или ленте) или на магнитном носителе (дискете, магнитной ленте), предназначенные для расчета сводных показателей бухгалтерского учета. Например, при расчете показателей по заработной плате отдельных работников формируются показатели по видам оплат, категориям работающих, по кодам производственных затрат, по участкам, цехам, предприятию в целом и т. д. Кроме того, показатели по заработной плате

Бумажные регистры существуют в виде специальных книг (журналов), отдельных листов и карточек. Сюда же следует отнести машинограммы, получаемые в результате обработки бухгалтерской информации на ЭВМ и других средствах вычислительной техники.

системой автоматизации бухгалтерского учета, интегрированной с функциями оперативного учета, поскольку помимо обработки бухгалтерской информации позволяет решать задачи складского учета, управления закупками и продажами, взаимодействия с интеллектуальными кассовыми аппаратами и т.д. В то же время, если выделить из нее только набор модулей, предназначенных для ведения бухгалтерского учета, то его следует считать системой комплексной автоматизации бухгалтерского учета.

До относительно недавнего времени (80-е годы) основными техническими средствами, применяемыми для механизированной обработки бухгалтерской информации, считались электронные фактурные или электронные фактурно-бухгалтерские автоматы, афегированные перфовыводом, выводом на гибкие магнитные диски (дискеты) или кассетные магнитные ленты. Последнее обстоятельство позволяло одновременно обрабатывать счетные записи и формировать копировальные счетные записи на перфоносителе (картах или ленте) или на магнитном носителе (дискете, магнитной ленте), предназначенные для расчета сводных показателей бухгалтерского учета. Например, при расчете показателей по заработной плате отдельных работников формируются показатели по видам оплат, категориям работающих, по кодам производственных затрат, по участкам, цехам, предприятию в целом и т. д. Кроме того, показатели по заработной плате

Бумажные регистры существуют в виде специальных книг (журналов), отдельных листов и карточек. Сюда же следует отнести машинограммы, получаемые в результате обработки бухгалтерской информации на ЭВМ и других средствах вычислительной техники.

Возможность создания системы сбора и ведения баз электронных данных о публичных компаниях продемонстрировала Комиссия по ценным бумагам и биржам, экспериментирующая с программой EDGAR. Другим примером является Национальная автоматизированная система обработки бухгалтерской информации (National Automated Accounting Research System — NAARS), создание которой оплачивает Американский институт дипломированных общественных бухгалтеров (AICPA) и в которой хранятся годовые отчеты (полный текст), примечания и дополнительные списки из формы 10-К за 5 лет по 4200 компаниям. Включена также информация, скорректированная с учетом инфляции, и данные о доходах на акцию. Сокращения, обозначающие учетные понятия, помогают пользователям быстро находить нужную информацию.

Различные формы управленческой деятельности реализуются посредством определенной совокупности документов, например, учет — в виде составления и обработки бухгалтерской и статистической документации, контроль — путем сбора сведений в письменном виде, планирование — в виде различного рода планов и т. д.

2.8. Разрабатывает рабочий план счетов, формы первичных документов, применяемые для оформления хозяйственных операций, по которым не предусмотрены типовые формы, а также формы документов для внутренней бухгалтерской отчетности, участвует в определении содержания основных приемов и методов ведения учета и технологии обработки бухгалтерской информации.

внутренней бухгалтерской отчетности, а также обеспечению порядка проведения инвентаризаций, контроля за проведением хозяйственных операций, соблюдения технологии обработки бухгалтерской информации и порядка документооборота. Обеспечивает рациональную организацию бухгалтерского учета и отчетности на предприятии и в его подразделениях на основе максимальной централизации учетно-вычислительных работ и применения современных технических средств и информационных технологий, прогрессивных форм и методов учета и контроля, формирование и своевременное представление полной и достоверной бухгалтерской информации о деятельности предприятия, его имущественном положении, доходах и расходах, а также разработку и осуществление мероприятий, направленных на укрепление финансовой дисциплины. Организует учет имущества, обязательств и хозяйственных операций, поступающих основных средств, товарно-материальных ценностей и денежных средств, своевременное отражение на счетах бухгалтерского учета операций, связанных с их движением, учет издержек производства и обращения, исполнения смет расходов, реализации продукции, выполнения работ (услуг), результатов хозяйственно-финансовой деятельности предприятия, а также финансовых, расчетных и кредитных операций. Обеспечивает законность, своевременность и правильность оформления документов, составление экономически обоснованных отчетных калькуляций себестоимости продукции, выполняемых работ (услуг), расчеты по заработной плате, правильное начисление и перечисление налогов и сборов в федеральный, региональный и местный бюджеты, страховых взносов в государственные внебюджетные социальные фонды, платежей в банковские учреждения, средств на финансирование капитальных вложений, погашение в установленные сроки задолженностей банкам по ссудам, а также отчисление средств на материальное стимулирование работников предприятия. Осуществляет контроль за соблюдением порядка оформления первичных и бухгалтерских документов, расчетов и платежных обязательств, расходования фонда заработной платы, за установлением должностных окладов работникам предприятия, проведением инвентаризаций основных средств, товарно-материальных ценностей и денежных средств, проверок организации бухгалтерского учета и отчетности, а также документальных ревизий в подразделениях предприятия. Участвует в проведении экономического анализа хозяйственно-финансовой деятельности предприятия поданным бухгалтерского учета и отчетности в целях выявления внутрихозяйственных резервов, устранения потерь и непроизводительных затрат. Принимает меры по предупреждению недостач, незаконного расходования денежных средств и товарно-материальных ценностей, нарушений финансового и хозяйственного законодательства. Участвует в оформлении материалов по недостачам и хищениям денежных средств и товарно-материальных ценностей, контролирует

Для обработки документов используется фальцевальное н ли-стоподборочное оборудование, устройства для резки листов, придания им определенного формата, для нанесения на документы защитных покрытий, адресования деловых бумаг, штемпелевания.

тывается план реализации (в натуральном и стоимостном иыражении). Так как обязательным условием выполнения плана реализации является равномерное поступление денежных средств на расчетный счет предприятия в течение всего планируемого года, плановые сроки отгрузки хи-мической продукции в плане поставки устанавливаются с учетом отдаленности потребителей, сроков пробега платежных документов, времени акцепта и обработки документов в банках поставщика и потребителя.

К средствам составления, копирования и оперативного размножения документов относятся пишущие машинки и автоматы, диктофоны, оборудование электрофотографического копировании, конторские офсетные машины, микросъемочное оборудование, фотоувеличнтельная аппаратура, аппаратура для чтения микрофотокопий и г. д. В эту группу входят также средства обработки документов, включающие машины сортировальные, оборудование и устройства резальные, скрепляющие и склеивающие, средства для нанесения защитных покрытий на документы, машины и устройства адресовальныс и штемпелевальные, агрсгатированные линии для обработки корреспонденции, машины и оборудование для переработки (уничтожения) документов.

необходимо руководствоваться требованиями ГОСТ 6.38-90 "Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов". Стандарт на эти документы устанавливает состав и правила оформления отдельных реквизитов, требования к бланкам и текстам документов, а также требования к документам, изготовленным с помощью печатающих устройств. Указания ГОСТ 6.38-90 по оформлению организационно-распорядительных документов дополняются рекомендациями обще-гос. инструкции по ведению делопроизводства — "Государственной системы до-кументационного обеспечения управления" (1991), включающей две составные части: Общие требования к документам и службам документациейного обеспечения и Альбом с образцами форм основных организационно-распорядительных документов. Для систематизации, хранения и подготовки к сдаче в архив документов кадровой службы необходимо учитывать требования действующих нормативных актов, в частности, "Основных правил работы ведомственных архивов" (1986), в которых излагается порядок составления и утверждения номенклатуры дел организации, проведения экспертизы ценности документов, оформления дел и передачи их на архивное хранение. Важной составной частью предархивной обработки документов является оформление обложек дел постоянного и длительного сроков хранения, требования к которым изложены в ГОСТ 17914-72 "Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, разновидности, технические требования". Нормативно-справочным пособием при определении сроков хранения документов кадровой службы является "Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения" (1989). Законодательные акты и нормативно-методические документы по ведению кадрового делопроизводства должны учитываться специалистами кадровых служб организаций и предприятий всех форм собственности. ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ЗАКАЗ - форма взаимодействия государства с организациями, при которой государство предлагает организации произвести в определенные сроки конкретную продукцию, гарантируя ее сбыт. Г.з. имеет под собой экон.

3. Средства обработки документов: машины для подбора документов, их скрепления и склейки, адресоваль-ные и штемпелевальные машины и устройства, линии для обработки корреспонденции, машины и оборудова-ние для уничтожения документов и т. п.

К средствам составления, копирования и оперативного размножения документов относятся пишущие машинки и автоматы, диктофоны, оборудование электрофотографического копирования, конторские офсетные машины, микросъемочное оборудование, фотоувеличительная аппаратура, аппаратура для чтения микрофотокопий и т. д. В эту группу входят также средства обработки документов, включающие машины сортировальные, оборудование и устройства резальные, скрепляющие и склеивающие, средства для нанесения защитных покрытий на документы, машины и устройства адресовальные и штемпелевальные, агрегатированные линии для обработки корреспонденции, машины и оборудование для переработки (уничтожения) документов.

Совершенствование практики бухгалтерского учета и в первую очередь внедрение средств механизации учетных и вычислительных работ обусловило необходимость перехода от одной формы бухгалтерского учета к другой. Об эффективности механизации учета и вычислитель*1 ных работ можно судить по следующим данным: подсчеты даже на простейших суммирующих машинах производятся в 2—3 раза быстрее, чем на конторских счетах; применение более совершенных машин для вычисления относительных величин и счетной обработки документов ускоряют счетную работу в 5—6 раз. Снижение затрат труда счетных работников, достигаемое в результате этого, а также облегчение и ускорение учетного процесса значительно снижают управленческие расходы на предприятиях.

Применение электронно-вычислительных машин позволяет расширить экономическую информацию о работе предприятий транспорта и хранения нефти и газа, повысить ее качество, сократить сроки обработки документов. При этом механизация плашгрования, учета и отчетности будет способствовать совершенствованию оперативно-производственной работы на предприятиях и в их подразделениях.

3. Средства обработки документов — оборудование и устройства фальцовочные, листоподборочные, режущие, окантовывающие, сшивающие, склеивающие; средства для нанесения защитных и декоративных покрытий на документы; номенклатурно-адресовальные, штемпелевальные устройства; бумагоуничтожающие машины и др.

2. Срочность. Этот принцип относится в основном к порядку и срокам обработки документов банковскими учреждениями, срокам списания и зачисления средств на счета. Различными инструктивными документами Банка России установлены унифицированные сроки обработки платежных документов в коммерческих банках и расчетно-кассовых центрах Банка России. В соответствии со ст. 80 Федерального закона от 2 декабря 1990 г. «О Центральном банке Российской Федерации (Банке России)» Банк России устанавливает сроки безналичных расчетов. В частности, общий срок безналичных расчетов не должен превышать двух операционных дней в пределах субъекта Российской Федерации и пяти операционных дней в пределах Российской Федерации.

2. Срочность. Этот принцип относится в основном к порядку и срокам обработки документов банковскими учреждениями, срокам списания и зачисления средств на счета. Различными инструктивными документами Банка России установлены унифицированные сроки обработки платежных документов в коммерческих банках и расчетно-кассовых центрах Банка России. В соответствии со ст. 80 Федерального закона от 2 декабря 1990 г. «О Центральном банке Российской Федерации (Банке России)» Банк России устанавливает сроки безналичных расчетов. В частности, общий срок безналичных расчетов не должен превышать двух операционных дней в пределах субъекта Российской Федерации и пяти операционных дней в пределах Российской Федерации.

Навигация

Главная

Новое

Акционер Америка Агрессивность