|
Прохождения информации
При обосновании степени централизации управления необходимо иметь в виду, что ее увеличение приводит к сокращению числа уровней управления, сокращению маршрутов прохождения документов. При этом создаются лучшие условия для использования вычислительной техники, уменьшения численности управленческих работников. С другой стороны, излишняя централизация снижает оперативность в решении ряда вопросов.
Диаграммы схематично, а описания более подробно отражают порядок прохождения документов через различные структуры компании, задействованные в обработке этих документов подразделения и сотрудников, а также вид выполняемых ими операций и механизм проверки. Эффективное использование подобного метода требует от аудитора наличия опыта работы. После составления диаграмм и описания целесообразно обсудить их с ответственными сотрудниками и тем самым подтвердить правильность понимания и отражения аудитором организации хода рабочих процессов на предприятии. В противном случае это может привести к неправильным выводам, а следовательно, и к конфликтным ситуациям с клиентом.
»• Методы графического представления фактического и заданного состояний предусматривают использование для наглядного представления процессов обработки информации в форме блок-схем, графиков прохождения документов и т.д. Графические методы являются составной частью любого проекта и необходимы для практической работы, поскольку выполняют роль вспомогательного средства при описании внедрения новых технологий. К наиболее известным из них относятся блок-схемный метод, методы стрелочных диаграмм, сетевых графиков, таблиц последовательности операций прохождения процессов. Различия методов выражаются в степени их реализации на ПЭВМ, наглядности, глубине отражаемых процессов.
Приведем пример электронного документооборота. Программа «1C: Электронный документооборот» предназначается для автоматизации движения в организации потоков документов, их обработки и хранения. Программа позволяет разработать шаблоны документов и установить правила их заполнения пользователями, формализовать жизненные циклы документов, установить маршрутные схемы прохождения документов; контролировать работу исполнителей и выполнение ими временных графиков, обеспечить конфиденциальное хранение и обработку документов на рабочем месте, автоматизировать большую часть рутинных операций при составлении документов, отправлять и принимать документы, вести хранилище документов и обрабатывать их. Документы хранятся в машине в папках, имеющих древовидную структуру. Система поиска позволяет формировать простые и сложные запросы и сохранять результаты поиска на период работы. Большинство операций выполняется автоматически: автоприемка, автоконтроль. Система поддерживает несколько списков документов: «на контроле», «пришедшие», «несохраненные» и др.
Внешний отладчик позволяет моделировать прохождение документа по маршруту. Редактор маршрута настраивает маршрут прохождения документов, определяет точки маршрута, в которых нужно рассылать копии документов другим пользователям. Каждому участнику маршрутной схемы можно установить право на просмотр или редактирование поля.
При уточнении нормативов нужно обратить внимание на уровень их «напряженности», так как при установлении прироста норматива следует исходить из ускорения оборачиваемости оборотных средств и экономии материальных ресурсов. Это означает, что при их уточнении следует разрабатывать мероприятия по ускорению оборачиваемости оборотных средств (сокращение сроков обработки и прохождения документов, установление оптимальных объемов поставок сырья и материалов, уменьшение сверхнормативных запасов) и экономии материальных ресурсов (путем внедрения передовых технологий, комплексной переработки сырья).
путь прохождения документов от момента их составления или получения от других организаций до сдачи в архив. Регулируется графиком, который составляет главный бухгалтер и утверждает руководитель предприятия
2) установлены нормативные сроки прохождения документов по территории Российской Федерации;
фикаторов информации, системой документации, организацией документооборота. Автоматизированная система учета использует общесоюзные, отраслевые и локальные классификаторы (§ 3.3). Первые два вида классификаторов разрабатываются централизованно, последний — на конкретном экономическом объекте при непосредственном участии персонала бухгалтерии и других служб. При этом должна быть обеспечена совместимость всех классификаторов. Система документации АИС-БУ представлена первичными (§ 4.1), выходными (§ 5.1) и нормативно-справочными документами. Первичными документами могут быть типовые межотраслевые и отраслевые документы, а также документы, разрабатываемые на самом экономическом объекте. Межотраслевые документы содержатся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, являющихся частью унифицированной системы документации. Выходные документы формируются компьютером и представляются в виде печатного документа, в них отражается результатная информация. Они подразделяются на стандартные отчеты, соответствующие учетным регистрам; специализированные отчеты; регламентированные отчеты. К последним относится государственная отчетность, имеющая унифицированные типовые формы, отраслевая и региональная отчетность. Нормативно-справочные документы содержат условно-постоянную информацию о нормативах и нормах материальных и трудовых затрат, ценах, тарифах и др. Документооборот предполагает рационально организованные схемы прохождения документов от момента их возникновения до исполнения и сдачи в архив (§ 4.2). В условиях компьютерного учета стремятся обеспечить его автоматизацию.
Схема прохождения документов при централизованной системе нормирования труда показана на рис. 20.
Рис.^20. Схема прохождения документов при централизованной системе нормирования труда:
Регламентированная информация, необходимая рабочим, мастерам, начальникам служб, руководящему составу аппарата ЛПУМГ и объединения, определяет объем информационного потока, т. е. вид, периодичность и порядок прохождения информации, документации, распоряжений и т. п. Характеристика информационного потока ЛПУМГ приведена в Типовом проекте организации труда линейного производственного управления магистральных газопроводов в транспорте газа [1981 г.].
Рис. 23.3. Принципиальная схема прохождения информации
Принципиальная схема прохождения информации дана на рис. 23.3. Здесь ИИ — источник информации; П и П' — преобразователи информации (включая кодирование и декодирование); ВМ — вычислительная машина; ПИ — потребность информации. Пунктирной линией обозначена возможность прямого прохождения информации.
Принцип автоматизации информационных потоков и документооборота предусматривает комплексное использование технических средств на всех стадиях прохождения информации от момента ее регистрации до получения результатных показателей и формирования управленческих решений.
1) целесообразное число звеньев управления и максимальное сокращение времени прохождения информации от высшего руководителя до непосредственного исполнителя;
Технология прохождения информации через ИСУ при различных формах учета
• составление графиков прохождения информации как внутри, так и между производственными и функциональными подразделениями;
• увеличенное время прохождения информации;
• уменьшенное время прохождения информации;
- Путь прохождения информации при взаимодействии подразделения;
циональных результатов. В качестве примеров внешних результатов поддержки можно назвать имидж и культуру производства отношения с внешней средой. Результаты поддержки внутри организации можно установить, в частности, в отношении мотивированности персонала, атмосферы организации, использования рабочего времени',^ прохождения информации.
Проверить достоверность Проверить соответствие Проводятся мероприятия Проводился следующим Проводимых мероприятий Проводимой экономической Проводить аудиторские Проводить мероприятия Профессиональной ориентации Проводится факторный Проводится посредством Проводится сравнение Провозная способность вывоз мусора снос зданий
|
|
|
|
Навигация
