|
Позволяет руководству
ОБРАТНАЯ СВЯЗЬ. Еще одной фазой, входящей в процесс принятия управленческого решения и начинающейся после того, как решение начало действовать, является установление обратной связи. По Харрисону: «Система отслеживания и контроля необходима для обеспечения согласования фактических результатов с теми, что ожидались в период принятия решения»1 . На этой фазе происходит измерение и оценка последствий решения или сопоставление фактических результатов с теми, которые руководитель надеялся получить. Обратная связь — т.е. поступление данных о том, что происходило до и после реализации решения — позволяет руководителю скоррек тировать его, пока организации еще не нанесено значительного ущерба. Оценка решения руководством выполняется прежде всего с помощью функции контроля, которая рассмотрена в следующих главах.
тельности. На основе ключевых результатов руководитель должен разработать личный план деятельности и бюджет на предстоящий год. Имеющееся в распоряжении руководителя время индивидуализируется в календарном плане работы настолько точно, на сколько это возможно на год вперед. После того как цели и задачи определены, руководителю необходимо решить вопрос, как будет организован контроль за ходом исполнения. При этом следует помнить, что контролируется именно цель, ее реализация, а не мероприятия, необходимые для ее достижения. При контроле результатов деятельности особое внимание должно уделяться способу осуществления контроля. Контроль за выполнением заданий и использованием времени — последний пункт в системе индивидуального планирования. Контроль за ходом выполнения планов позволяет руководителю получать необходимую информацию для проведения анализа и определения путей совершенствования своей работы. Наличие контрольных мероприятий позволяет установить, насколько удачным было планирование использования рабочего времени применительно к различным периодам планирования, и получить более обоснованную информацию о своих возможностях, ограничениях и об использовании рабочего времени.
Практика показала, что применение личных планов всеми руководителями в системе треста, объединения повышает общий уровень управления, дисциплинирует, организует и мобилизует весь коллектив, облегчает контроль за ходом строительства, экономит затраты управленческого труда на важнейшие функции управления. Регламент распорядка дня руководящих работников позволяет руководителю правильно организовать свой труд и труд всего коллектива.
На этой стадии управления руководитель имеет информацию в виде отчетов исполнителей, в которых даются результаты количественных измерений фактического состояния объекта. Часто в отчете отражается сравнение фактических и бюджетных результатов, а также отклонения. Это позволяет руководителю концентрировать внимание на негативных процессах и выявлять проблемы, требующие решения в будущем. Например, пересмотр обязательств по поставке продукции некоторым покупателям.
Применение методов линейного программирования позволяет руководителю решать различные задачи оптимизации в условиях ограничения. Например, руководитель производства принимает решения относительно норм выпуска ряда готовых изделий, с тем чтобы максимизировать прибыль компании. Такие нормы зависят от различных условий, в частности, от наличия ресурсов и покупательс-
мы. Процесс моделирования может задействовать относительно простые приемы для решения крайне сложных задач. Часто моделирование позволяет руководителю глубже понять суть задачи и оценить преимущества и недостатки альтернативных стратегий и возможных решений. Наконец, методы моделирования — это малозатратный, эффективный и безрисковый подход к экспериментированию, которое вряд ли возможно в реальной жизни.
Управление запасами. Это направление требует учета различных переменных, в частности спроса на конкретные товары, а также норм выпуска и времени поставки. Сочетание этих переменных в одной модели позволяет руководителю рассмотреть несколько вариантов хранения запасов. Так, с помощью методов моделирования можно оценить и сравнить требуемый уровень запасов, требуемую точку заказа, сроки и периодичность поставок, а также производственные графики.
— Проводится распределение ресурсов. Составление графиков Ганта на основе сетевых графиков позволяет руководителю проанализировать ресурсы, необходимые для выполнения проекта. Так, можно оценить и спланировать потребности в рабочей силе на весь период осуществления проекта. При недостатке ресурсов можно с помощью графиков Ганта перепланировать действия.
Метод АПЗ может применяться для анализа зависимости величины издержек от роста числа посетителей музея, поликлиники, филармонии, общественной юридической консультации и других учреждений, коммерческая составляющая деятельности которых определяется необходимостью достижения точки безубыточности, т.е. требованием самоокупаемости при сохранении условия бесприбыльности. Таким образом, АПЗ позволяет руководителю быстро, хотя и приблизительно, оценивать стратегические альтернативы развития АПЗ, предполагающие расширение числа клиентов.
2. Информированность — позволяет руководителю получать доступ к фактам, данным или другим источникам информации. Суть состоит в том, что одни руководители фактору информированности придают основное значение, а другие — второстепенное.
Следует специально выделить делегирование полномочий и ответственности в организациях как ключевой инструмент эффективного осуществления процессов децентрализации. В каких случаях используется делегирование? Во-первых, когда оно позволяет руководителю высвободить силы и время, чтобы заняться важными делами, являющимися прерогативой только высшего звена управления. Во-вторых, когда чрезмерная занятость не позволяет руководителю самому заняться решением той или иной проблемы. В-третьих, когда подчиненный может сделать данную работу лучше, чем сам руководитель. Для руководителя принципиально важно с максимальной эффективностью использовать знания своих подчиненных.
Наличие оперативных финансовых планов позволяет руководству предприятий, объединений газо-, нефте- и нефтепродук-топроводного транспорта и нефтеснабсбытовых организаций получать своевременную информацию о финансовом положении, состоянии реализации нефти, нефтепродуктов и газа, выполнении плановых показателей по прибыли, рентабельности, издержкам обращения, себестоимости и обязательств перед государственным бюджетом и вышестоящими организациями.
Процесс преобразования ресурсов легче всего увидеть в производственных организациях, но и организации обслуживания и некоммерческие организации также используют все эти виды ресурсов. В табл. 1.1. представлены виды ресурсов, используемых в наших организациях, упомянутых в ситуациях в начале главы. «Эппл» и «Аи Би Эм» используют фонды акционеров и банков (капитал) для закупки деталей (материалы), для строительства сборочных линий (технология) к для оплаты заводским рабочим (люди), чтобы производить компьютеры, которые они смогли бы продать с прибылью (результаты). Ресурсы информации используются непрерывно для связи и координирования каждой фазы процесса преобразования. Информация, относящаяся к исследованию рынка, помогает руководителям «Эппл» и «Аи Би Эм» решать, какого типа продукция имеет большую вероятность понравиться публике. Общение с рабочими дает им информацию, необходимую для качественного выполнения этой задачи. Скорость и объем реализации продукции позволяет руководству решать, насколько успешно действует компания на пути достижения желаемых результатов. Осознание важности информации как вида ресурсов является основной причиной того, что фирмы по обработке информации, такие как «Эппл» и «Аи Би Эм», росли столь стремительно. Информация приобретается и распространяется в процессе коммуникации (связи), как об этом подробно написано в гл. 5.
Функции управленческого процесса, т.е. то, что обычно делает руководитель, как это описано в третьей части, имеют прямое отношение к ситуационным переменным. Через процесс управления руководители создают и реализуют набор внутренних переменных, т.е. организацию. Процесс управления является средством, с помощью которого учитываются факторы внешнего окружения и оценивается успех организации. В процессе планирования руководство определяет, какими будут цели организации и как наилучшим образом они могут быть достигнуты, основываясь на оценке потребностей и сдерживающих факторов внешней среды. Процесс организации структурирует работу и формирует подразделения, исходя из размера организации, ее целей, технологии и персонала, являющегося также одним из переменных. Мотивация — это процесс, с помощью которого руководители делают так, что люди работают более производительно, стремясь достигнуть целей организации. Контроль позволяет руководству увидеть, насколько успешна его работа по выполнению намеченных планов, а также насколько успешно были удовлетворены потребности внешнего мира.
позволяет руководству учесть дополнительные переменные или факторы, могущие повлиять на ситуацию, и тем самым повышает эффективность решения.
позволяет руководству установить, сколько книг нужно продать, чтобы покрыть постоянные издержки в сумме 290 тыс. долл. Разделив 200 тыс. на 4, мы получим 50 тыс., т.е. именно столько книг необходимо продать, чтобы проект был рентабельным. В форме уравнения безубыточность выражается следующим образом:
2. Определить, какие факторы представляют угрозу для текущей стратегии фирмы. Контроль деятельности конкурентов позволяет руководству быть готовым к потенциальным угрозам.
Следующим шагом после того, как работник адаптировался в коллективе и получил необходимую подготовку для эффективного выполнения своей работы, будет определение степени эффективности его труда. В этом заключается цель оценки результатов деятельности, которую можно представить себе как продолжение функции контроля. Как вы должны помнить, процесс контроля предусматривает учреждение стандартов и измерение результатов для определения отклонения от установленных норм и при необходимости принятие корректирующих мер. Аналогичным образом, оценка результатов деятельности требует, чтобы руководители собирали информацию о том, насколько эффективно каждый работник выполняет делегированные ему обязанности. Сообщая эти сведения своим подчиненным, руководитель информирует их о том, как хорошо они справляются со своей работой и дает им возможность исправить свое поведение, если оно не соответствует принятому. Вместе с тем, оценка результатов деятельности позволяет руководству определить наиболее выдающихся работников и реально поднять уровень их достижений, переводя их на более привлекательные должности.
Руководитель должен четко понимать различие между критикой и оценкой работы. Критика представляет собой общение в одном направлении. Для эффективной информации и должной обратной связи руководитель должен разрешить двустороннюю конструктивную дискуссию по конкретным вопросам улучшения работы. Так, например, вместо того, чтобы сказать: «Последние два месяца ты работал отвратительно», можно сказать: «Джон, наша норма на отходы составляет 2% от используемого материала. В последний месяц у тебя отходы составили 5%. Как ты думаешь, почему это случилось?». Обратите внимание, что такая формулировка позволяет руководству определить, лежит ли причина в плохой работе данного работника или тут сказалось действие каких-то других факторов.
ХАРАКТЕР СОБСТВЕННОСТИ В ЭКОНОМИКЕ. Основным фактором устойчивого длительного роста производительности в Японии и спадов роста производительности в Америке является характер собственности в экономике этих стран. В Японии основными владельцами акций компаний являются банки или другие компании. Эти владельцы акций, не входящие в компанию, редко спекулируют своими акциями. Устойчивый рост и стабильность представляют для них более значительный интерес, чем немедленные финансовые дивиденды, что поощряет капиталовложения в научно-исследовательские работы, программы улучшения условий труда, от которых в течение многих лет не будет никакой отдачи, а также позволяет руководству компаний осуществлять политику полной занятости во время экономических спадов, хотя это и означает, что дивиденды по акциям не выплачиваются.
Бс)''<смствис роста объема информации и сокращения времени ее передачи не совсем. одк?'- качко. Яс.чо, что улучшение качества информации, имекш'ейгн в момент принятие решек:!», позволяет руководству принять обоснованное, своевременное решение. НемсдлСб'изя передача подроб1-юй информации способствует координации деятельное* л физически разобщенных подразделении. Однако огромный объем циркулирующей з настоящее время информации все больше затрудняет нахождение и выделение нужных и относящихся к делу сведений. Сокращение времени передачи информации ознаиает, что у менеджеров остается все меньше времени на ее получение :; использование. В отношении производительности в области коммуникаций быту ют те же заблуждения, что и в вопросе о повышении производительности в сфере производства. В частности, производительность повышает не увеличение объема ил формации, а улучшение ее качества. Информация является одним из основных pervpcop. роста производительности. Более эффективное использование информации приобретает sec белее важное значение для обеспечения производительности орга-н>!з;л;'ш у целом. При „«том необходимо учитывать взаимодействия техники, людей, структуры оргашпл'дии и внешней среды.
По каждой должности положением об оплате предусмотрены предельные размеры окладов, от минимума до максимума. Такое построение системы окладов позволяет руководству заводов дифференцировать оплату инженеров и техников в зависимости от качества их работы, стажа, образования.
Поведения участников Поведение финансовых Поведение направленное Поведение переменных Постоянную информацию Поведение результат Поведение участников Поверхностное натяжение Посторонних предметов Повременно оплачиваемых Повседневной хозяйственной Повторяющихся элементов Повторное рассмотрение вывоз мусора снос зданий
|
|
|
|
Навигация
