|
Составления документов
Формы и содержание документов отражают характер совершаемых хозяйственных операций. Для оформления однотипных операций в общегосударственном масштабе установлены унифицированные формы документов. Каждый документ содержит определенные показатели (реквизиты). Обязательные для каждого документа реквизиты — название документа; название и адрес предприятия, в котором составлен документ; дата составления документа; содержание хозяйственной операции и ее основание; измерители операции в натуральном и денежном выражении; подписи лиц, ответственных за совершение операции и правильность ее оформления. Применение счетно-вычислительных машин с целью механизации учета требует расположения реквизитов документов в определенном порядке.
В бухгалтерском учете основанием для счетных записей служат надлежаще оформленные документы. Ни одна операция не может быть отражена в бухгалтерском учете без составления документа установленной формы, в противоположность статистике, в которой может применяться и устный опрос. Сплошное документирование хозяйственных операций является важным средством контроля за правильностью и законностью совершаемых операций, за сохранностью социалистической собственности. Без своевременной, полной и доброкачественной документации невозможна правильная постановка бухгалтерского учета, невозможно осуществление его контрольных функций, особенно по обеспечению сохранности социалистической собственности.
Однако, несмотря на крайне большое разнообразие хозяйственных операций и соответствующее разнообразие реквизитов, содержащихся в различных документах, в каждом из них имеются общие реквизиты, обязательные для оформления любой операции. Такими обязательными реквизитами всех документов являются: 1) название документа — накладная, наряд на проведение буровых работ, платежная ведомость и т. д.; 2) название и адрес предприятия, составившего документ (нефтегазодобывающее управление Туймазанефть, контора бурения № 2 и т. д.); 3) указание сторон, участвовавших в хозяйственной операции, оформленной данным документом (в лимитной заборной книжке — фамилии кладовщика, выдавшего материалы, и бурового мастера, принявшего их; в счете— платежном требовании — наименование поставщика и плательщика и т. п.; 4) дата составления документа; 5) содержание хозяйственной операции, ее количественное и денежное выражение— краткое, но ясное изложение существа операции (например, в счетах — платежных требованиях, предъявляемых нефтеперерабатывающими заводами покупателям, указываются наименование сданных нефтепродуктов, их количество, цена и общая сумма платежа по счету со ссылкой на акт сдачи-приемки); 6) подписи лиц, ответственных за операцию и правильность ее оформления в документе. Остальные реквизиты определяются характером документируемых операций.
В бухгалтерском учете основанием для счетных записей служат надлежаще оформленные документы. Ни одна операция не может быть отражена в бухгалтерском учете без составления документа установленной формы, в противоположность статистике, в которой может применяться и устный опрос. Сплошное документирование хозяйственных операций— важное средство контроля за правильностью и законностью совершаемых операций, за сохранностью социалистической собственности. Без своевременной, полной и доброкачественной документации невозможна правильная постановка бухгалтерского учета, невозможно осуществление его контрольных функций, особенно по обеспечению сохранности собственности хозяйственного органа. Четвертая, наиболее характерная, особенность метода бухгалтерского учета состоит в применении системы счетов текущего учета для отражения на них хозяйственных операций методом двойной записи. В бухгалтерском учете для каждой качественно однородной группы хозяйственных средств и процессов открывается (заводится) специ-ю
Однако, несмотря на крайне большое разнообразие хозяйственных операций и соответствующее разнообразие реквизитов, содержащихся в различных документах, в каждом из них имеются общие реквизиты, обязательные для оформления любой операции. Такими обязательными реквизитами всех документов являются: 1) название документа (накладная, платежная ведомость и т. д.); 2) дата составления документа; 3) содержание хозяйственной операции, ее количественное и денежное выражение—краткое, но ясное изложение существа операции (например, в счетах — платежных требованиях, предъявляемых нефтеперерабатывающими заводами покупателям, указываются наименование сданных нефтепродуктов, их количество, цена и общая сумма платежа по счету со ссылкой на акт сдачи-приемки); 6) наименование должностей лиц, ответственных за операцию и правильность ее оформления в документе и их личные подписи. Остальные реквизиты определяются характером документируемых операций.
Формы и содержание документов отражают характер совершаемых хозяйственных операций. Для оформления однотипных операций в общегосударственном масштабе установлены унифицированные формы документов. Каждый документ содержит определенные показатели (реквизиты). Обязательные для каждого документа реквизиты — название документа; название и адрес предприятия, в котором составлен документ; дата составления документа; содержание хозяйственной операции и ее основание; измерители операции в натуральном и денежном выражении; подписи лиц, ответственных за совершение операции и правильность ее оформления. Применение счетно-вычислительных машин с целью механизации учета требует расположения реквизитов документов в определенном порядке.
Объем учетных работ по оформлению первичных документов в графике документооборота упорядочивается путем указания ответственных лиц по составлению и использованию документов по целевому назначению, а также выполнению работ в момент составления документа.
Дата составления документа несет в себе контрольное и информационное значение, так как однородные факты хозяйственной жизни повторяются. Их необходимо разграничить во времени для предотвращения повторного использования документа.
Помимо типовых форм документов, указанных в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, первичными документами могут быть и документы, утвержденные ведомствами с учетом специфики работы отраслевых организаций. Эти документы должны обязательно содержать все необходимые реквизиты, предусмотренные типовыми формами, в частности: наименование документа, дату составления документа, наименование организации, от имени которой составлен
Техника составления документа сводится к следующему: каждая бригада обрабатывает закрепленные за ней детали (производит работу, продукцию) по всем технологическим операциям; полученная продукция принимается работником отдела технического контроля (ОТК); общий заработок определяется на основании количества продукции, сданной ОТК с последней операции, и суммарного изготовления этой продукции; заработок распределяется между отдельными членами бригады пропорционально отработанному времени и их тарифным разрядам (при стабильности пооперационных заделов незавершенного производства) или в зависимости от индивидуальной выработки каждого члена бригады и установленной расценки (при отсутствии стабильности остатка незавершенного производства).
• дату выполнения аудиторской процедуры или составления документа;
1. Средства составления документов: пишущие машинки, пишущие автоматы, диктофонная техника, механические карандаши, авторучки и т. п.
Подготовленный график документооборота утверждается руководителем организации, после чего главный бухгалтер доводит его до всех структурных подразделений и исполнителей, связанных с составлением тех или иных документов. Ниже приведена примерная схема графика документооборота (на примере составления документов по учету основных средств) (табл. 6.1).
Порядок составления документов обусловливается принятой системой учета. Но при любой из них первичные документы должны содержать сведения, которые необходимы как для учета дви-
К] 1 — по длительности — делит все факты по длительности их протекания на: 1) моментальные, подавляющее большинство фактов возникает независимо от документа или же только после составления документа. Например, директор московской фирмы поговорил по телефону с Парижем, счет придет через две недели. Факт расходов возник сразу же после переговоров. Напротив, возможно возникновение фактов только после составления документов, например, оприходование или списание по акту какой-либо машины, момент оформления акта, т.е. подписания акта ответственными за факт лицами, и является моментом возникновения факта; 2) длительные, факты возникают не на какой-то определенный момент, а развиваются, растягиваются на протяжении какого-то определенного отрезка времени, например, машина изнашивается в каждый момент ее нахождения на предприятии, но сумма износа выявляется только на определенный момент, на 1-е число каждого месяца; 3) абсолютные, факт наступает независимо от деятельности людей и независимо от эксплуатации оборудования или использования материалов, например, предприятие могло потребовать возмещение ущерба, но не сделало этого вовремя, если срок исковой давности прошел, то с момента истечения этого срока факт наступает абсолютно; наличие абсолютных фактов указывает на недостатки в работе как в целом предприятия, так и, прежде всего, его бухгалтерии. Кц нужна для целей экономического анализа.
Результатом обработки является набор форм отчетности для анализа финансового состояния предприятия на основе показателей, принятых в международной практике. В руководстве дано описание макроязыка, используемого для самостоятельного составления документов и отчетов произвольной формы.
Документы датировались с указанием числа, месяца и года. Годы составления документов отсчитывали вначале по времени правлелия царей. Затем датировка ведется по важным историческим и хозяйственным событиям. Сведения о новой датировке рассылались по стране в конце старого года, а иногда в течение текущего. В некоторых документах описание времени их составления занимает больше места, чем содержание операции. В контрактах имелось особое указание на то, что при окончании срока сделки документ разбивается.
результаты надлежащим образом оформляются и принимаются соответствующие меры при выявлении отклонений от нормы. Первое представление об уровне автоматизации составления первичных документов аудитор может получить и при знакомстве со схемой расположения АРМ управленческих работников на предприятии. АРМ, расположенные в местах возникновения первичной информации (на складах, в цехах), позволяют составить первичный документ в момент совершения операции, зафиксировать информацию на машинном носителе, передать документ в бухгалтерию для дальнейшей обработки. Отсутствие АРМ в низовых подразделениях предприятия свидетельствует либо о ручном способе составления документов с последующей передачей их в бухгалтерию, либо о том, что документы формируются в самой бухгалтерии, что бывает характерно для предприятий с небольшим объемом документов.
— средства для составления документов;
Технические характеристики средств механизации и автоматизации можно найти в проспектах, каталогах и других систематизированных изданиях. Здесь будут приведены самые общие представления о существующих средствах для составления документов, рассмотрены основы системного подхода к управлению электронными документами.
13.2. Средства для составления документов
Технические средства, используемые для составления документов, классифицируются по способу создания документов.
Средством обеспечения Сертификаты облигации Средством производства Средством выявления Срочности платности Стабильных экономических Стабильной экономикой Стабильного функционирования Стабильность функционирования Стабильность устойчивость Стабильности национальной Стабилизации экономической Считаются выполненными вывоз мусора снос зданий
|
|
|
|
Навигация
