|
Секретарем референтом
ФОРМЫ ОРГАНИЗАЦИИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА — способы ведения делопроизводства в организациях. В зависимости от размеров делопроизводство может осуществляться непосредственно в одном подразделении (канцелярии, общем отделе, секретариате), а может быть рассредоточено по различным звеньям. В первом случае делопроизводство по форме организации работ является централизованным, во втором — децентрализованным. На практике преобладает смешанная форма, когда часть наиболее важных, общих для всей организации работ выполняется в одном месте, а остальная часть работ — во всех подразделениях и службах, в т.ч. в кадровой. В этом случае ответственность за делопроизводство в системе управления персоналом либо возлагается на секретаря, референта руководителя кадровой службы, либо назначается ответственное лицо из числа работников службы.
Постоянные затраты остаются неизменными, в то время как объем производства изменяется. Если объем увеличивается или уменьшается на 20%, то общие постоянные затраты остаются неизменными. Примерами постоянных затрат могут быть амортизация зданий и оборудования, арендная плата, расходы на рекламу, оклад секретаря-референта. График постоянных затрат представлен на рис.2.2. Из графика видно, что общая сумма постоянных затрат не изменяется с изменением объема. Когда объем производства увеличивается в 3 раза с 1 до 3 ед., сумма этих затрат остается постоянной - 450 ден.ед. Если объем производства
Тесты на достижение — проверка уровня максимально достигаемой производительности работника. Характерный пример теста на достижение — процедура сдачи «экзамена» на право носить краповый берет, что включает кросс по пересеченной местности, стрельбу, преодоление полосы препятствий и «бой без правил» с шестью инструкторами по рукопашному бою. Но и в мирной жизни возможно применение теста на достижение. Например, кандидату на должность секретаря-референта диктуется с максимальной скоростью сложный текст, а затем проверяется число опечаток, пропущенных слов, неоконченных фраз и т. п. Применение тестов надостижение особенно уместно при отборе кандидатов надолжности, связанные с частой «штурмовщиной», «авралами» и т. д.
Перевести Молчанову Ирину Павловну секретаря-референта на должность ведущего специалиста отдела рекламы с 16.12.01 с оплатой согласно контракту (штатному расписа-нию). Основание: заявление Молчановой И.П.
секретаря-референта за количество и качество работы бессмысленно — разговаривать по
чего (кого)?, например: Должностная инструкция секретаря-референта.
Уважаемый читатель! Приказ и другие распорядительные документы (распоряжения, постановления, указания, решения) являются важным средством управления подчиненными. Умение грамотно, правильно, в соответствии с действующими нормами и правилами документировать свои решения в форме распорядительного акта составляет одну из черт профессионализма руководителя любого ранга, секретаря-референта, специалиста.
Автор надеется, что предлагаемое пособие окажется полезным руководителям всех рангов, секретарям-референтам и тем практическим работникам, кто по роду своей деятельности сталкивается с вопросами подготовки и оформления распорядительной документации. Пособие может быть использовано студен-
1 Об оформлении реквизита — см.: Справочник секретаря-референта: Практическое пособие/ Автор-составитель М. И. Басаков. — Ростов н/Д: «Феникс», 2001. — 512 с.
Должностная инструкция секретаря-референта.
Должностная инструкция секретаря-референта.
Верность копии заверяется сотрудником организации (секретарем, секретарем-референтом, инспектором отдела кадров). Если копия документа выдается на руки или пересылается в другое учреждение, заверительную отметку удостоверяют печатью. Допускается заверение копии документа печатью, определяемой по усмотрению организации.
Выписка заверяется секретарем-референтом (секретарем) и выдается ответственному исполнителю под расписку.
Значительное место в книге сознательно уделено организации документооборота, технологии регистрации, учета, контроля и хранения документов. Объяснение этому простое. Весь объем документов, обращающихся в организации, — это своеобразная память организации, обращение к которой позволяет оперативно решать текущие дела, разрешать спорные вопросы, анализировать работу предприятия, принимать наилучшие решения. Кто знает, как сложится ваша трудовая деятельность — возможно, кому-то из вас, придется работать секретарем, секретарем-референтом. Книга эта может дать вам вполне достаточные стартовые знания для работы в этой ставшей в наше время хорошо оплачиваемой и престижной должности. Поэтому не случайно в пособии приводится комплекс тестов для самооценки студентом своих личных возможностей для работы в данной профессии. Таким образом, оставаясь учебным пособием, предлагаемая книга отличается от других своим практическим уклоном.
Прием входящей корреспонденции осуществляется в организации централизованно экспедицией, специально выделенным работником канцелярии или секретарем-референтом при отсутствии экспедиции.
Предварительное рассмотрение поступивших документов в канцелярии (секретарем-референтом) производится с главной целью — отобрать документы в адрес руководства. Учитывая, что в настоящее время большинство руководителей перегружены избыточной информацией, этот поток документов должен быть подвергнут тщательному анализу. Руководству организации направляют документы по принципиальным вопросам деятельности организации, исполнение которых требует решения руководства, и документы, содержащие необходимую для руководства информацию. Они составляют примерно 20% всей документации.
Подготовленный проект документа представляется секретарю-референту для проверки правильности оформления, наличия приложений, а также в необходимых случаях материалов, на основании которых документ готовился. Неправильно оформленный документ возвращается исполнителю. Проект документа вместе с необходимыми материалами секретарем-референтом или в отдельных случаях исполнителем представляются руководителю на подпись. Исправленные руководителем проекты документов, как правило, перепечатываются.
Работа по обеспечению сохранности конфиденциальных документов, как правило, на малых предприятиях организуется секретарем-референтом, на средних и крупных — начальником канцелярии.
«Принять Остапенко Татьяну Ивановну с 1 февраля 1997 года секретарем-референтом на период нахождения в отпуске по уходу за ребенком в возрасте до 3 лет Газмановой Анны Петровны, с окладом согласно штатному расписанию.
В трудовой книжке делается запись: «Принята секретарем-референтом».
Все пакеты, конверты, а также незаконвертованные документы, поступающие по любой линии связи (в том числе получаемые от посетителей), должны приниматься только работником службы КД, а в небольших фирмах — секретарем-референтом первого руководителя. Это связано прежде всего с трудностью выделения конфиденциальных документов из общего потока корреспонденции — как правило, на пакетах, конвертах и часто на самих документах отправитель не ставит гриф конфиденциальности. Подобное явление объясняется не только сугубо индивидуальным подходом отправителя к присвоению информации статуса конфиденциальной, но и его нежеланием обращать внимание посторонних лиц на гриф ограничения доступа.
письмо к документу или разрешительная запись, сделанная лично руководителем в учетной форме, если документ отправляется без сопроводительного письма. Отправка конфиденциальныхдокументов осуществляется централизованно службой КД фирмы, а в небольших фирмах — секретарем-референтом или управляющим делами. Исполнителям запрещается лично отправлять конфиденциальные Документы.
Соответствовать принципам Соответствовать установленным Соответствует концепции Себестоимость обслуживания Соответствует определенным Соответствует показателю Соответствует реальному Соответствует современному Соответствует техническим Соответствующая информация Соответствующая установленным Соответствующей должности Соответствующей категории вывоз мусора снос зданий
|
|
|
|
Навигация
