|
Служебных документов
3. Как оформляется нумерация страниц на служебных документах?
6. Как осуществляется в служебных документах написание чисел и физических величин?
В служебных документах номер более крупных подразделений повторяется в более мелких пунктах и подпунктах через точку. Если, например, главы обозначаются 1, 2, 3, то пункты — 1. 1, 1. 2, 1. 3, а подпункты — 1. 1. 1. , 1. 1. 2, 1. 1. 3.J
Примечания — дополнительные разъяснения к тексту. В служебных документах встречаются также приложения — добавочные сведения или материалы и основания, объясняющие причины создания документа. Все они оформляются по одинаковым правилам.
Так как документы связаны с правовой нормой, объективность в стиле изложения подчеркивается утверждающим и предписывающим характером документа. Как правило, документы составляются для того, чтобы либо заключенная в них информация была принята к сведению, либо соответствующее решение было обязательно исполнено. Официально-деловым стилем пишут акты суда, прокуратуры, милиции, администрации. Такие документы опираются на научный анализ общественных отношений, поэтому они должны быть точными и по возможности краткими, и это должно быть достигнуто с помощью соответствующих языковых средств. Характерной особенностью официально-делового стиля является использование слов в их конкретном значении. Во избежание ошибок в служебных документах не следует допускать совмещения деловой информации с элементами публицистики (например, в проектах решений, некоторых видах отчетов, протоколов и т.д.).
«в связи с тяжелым положением, сложившимся...» — постоянно воспроизводятся в служебных документах, приобретают устойчивый характер и по своей роли сближаются с фразеологизмами, В языке документов они выполняют ту же функцию, что и устойчивые сочетания типа: «принять во внимание», «довести до сведения». Но если нормы нарушаются из-за незнания особенностей употребления того или иного фразеологизма, возникают ошибки. Например, глагол «допускать» («допустить») в значении «сделать что-либо, совершить» принято сочетать со словами «нарушение», «ошибка», «просчет» и некоторыми другими именами существительными, характеризующими отрицательные явления, но не называющими конкретного поступка: «допустить грубость, чванство». Неправильны сочетания типа: «допускать дефекты (брак, поломки, хищения)», в которых существительные указывают на результат ошибок, просчетов и т.д.
Примеры употребления стандартных фраз, выражений и словосочетаний в служебных документах рекомендуется давать как приложения в инструкциях по делопроизводству или в правилах составления и оформления документов конкретных учреждений.
Недопустимо употребление в служебных документах разговорных и устаревших слов, архаизмов. Например: канцелярист и т.д.
Широко применяются в служебных документах сокращенные слова и словосочетания, что уменьшает объемы документов и ускоряет восприятие информации. Например: военно-морские силы — ВМС; отдел труда и зарплаты — ОТЗ; абсолютный - абс; страница — с; так далее — т.д.; смотри - см. и т.д. Сокращения долж-
Официально-деловой стиль - один из так называемых «книжных» стилей русского литературного языка (наряду с научным и поэтическим). «Книжная» стилистическая окраска означает, что данный элемент языковой системы «выше» нейтрального и уместен не в любой сфере общения. «Книжные» языковые средства применяются в научной речи, служебных документах, художественной литературе и публицистике, но не должны использоваться в непринужденной, фамильярной обстановке.
3. Каков порядок использования сокращений в служебных документах?
КАНЦЕЛЯРИЯ — самостоятельное структурное подразделение организации, подчиняющееся, как правило, директору. Главная задача К. — организация и руководство службой делопроизводства. Основные функции К.: обработка поступающей и отправляемой корреспонденции, доставка ее по назначению, осуществление контроля за сроками исполнения документов, организация работы по регистрации, учету и хранению документов, разработка номенклатурных дел и подготовка материалов к своевременной сдаче в архив, печатание и размножение служебных документов, компьютеризация делопроизводства, участие в подготовке созываемых руководством совещаний, организация их технического обслуживания, оформление командировочных документов и др.
Вторая палата «бухгалтеров-ревизоров» проводила независимый аудит и проверку работы должностных лиц. По истечении срока полномочий должностных лиц совет начинал процесс ревизии. Всем увольняющимся служащим предписывалось персонально представлять отчеты и ожидать вызова для осуществления проверки в палату «ревизоров». Одновременно они представляли аналогичные отчеты секретарю совета. Секретарь отвечал за сохранность всех указов и других служебных документов, а также в его функции входила сверка отчетов должностных лиц со служебными документами, хранящимися в палате совета.
Информационные материалы у секретаря должны быть четко классифицированы. Можно выделить папки: документы на подпись, подписанные документы, письма и ответы на них, приказы и распоряжения, документы по жалобам и конфликтам, картотека приема посетителей «по личным вопросам», журнал передачи служебных документов, служебные материалы по важнейшим функциональным областям деятельности руководителя, телефонный справочник организаций, телефонный справочник частных лиц.
Он испытывает удовлетворение от работы. Своим внешним обликом, манерами, деловой одеждой, культурой служебных документов и речью обеспечивает престиж своего дела и предпринимательства в целом.
Вторая палата «бухгалтеров-ревизоров» проводила независимый аудит и проверку работы должностных лиц. По истечении срока полномочий должностных лиц совет начинал процесс ревизии. Всем увольняющимся служащим предписывалось персонально представлять отчеты и ожидать вызова для осуществления проверки в палату «ревизоров». Одновременно они представляли аналогичные отчеты секретарю совета. Секретарь отвечал за сохранность всех указов и других служебных документов, а также в его функции входила сверка отчетов должностных лиц со служебными документами, хранящимися в палате совета.
В начале XIX в. коллегии были заменены министерствами, коллегиальность в руководстве сменилась единоначалием. Сложилось исполнительное («министерское») делопроизводство. Появились бланки служебных документов, в каждом департаменте для хранения дел создавались архивы, началось внедрение механизации конторского труда.
1. Что такое формат бумаги и какие форматы применяются для оформления служебных документов?
Среди большого разнообразия видов служебных документов, обращающихся на предприятиях и в организациях (см. п. 1.4), организационно-распорядительная документация (ОРД) занимает особое место. Можно утверждать, что организационная и управленческая деятельность главным образом заключается в разработке и реализации решений, документируемых в ОРД. ОРД является наиболее широко используемым видом документации.
5. Опишите на примере письма, в чем заключаются особенности языка и стиля служебных документов.
осуществляет работу по перепечатке служебных документов для всех структурных подразделений;
4. Порядок подготовки и оформления служебных документов.
Составление бухгалтерской Себестоимости материально Составление оформление Составление расписания Составлении аудиторского Составлении документа Составлении локальных Составлении техпромфинплана Составлению техпромфинплана Составным элементом Состояния акционерного Состояния финансовой Себестоимости обслуживания вывоз мусора снос зданий
|
|
|
|
Навигация
