|
Архивного управления
Экспертная комиссия работает в контакте с экспертно-про-верочной комиссией (ЭПК) архивного учреждения, которая утверждает решения ЭК.
Значение документов, откладывающихся в организации-фондооб-разователе, неодинаково. Одни необходимы только для оперативной работы в течение определенного времени, и их долговременное хранение нецелесообразно и неэффективно из-за ограниченных площадей ведомственных архивов организации. Другие документы имеют большой период практического использования, обладают научным, историческим значением и должны храниться постоянно в государственных архивах. Проставление сроков хранения проводится на основе специальных перечней типовых и ведомственных документов. Установленные ими сроки хранения документов являются обязательными. Сроки хранения документов, установленные типовыми перечнями, сокращать не разрешается, в случаях, вызванных спецификой деятельности отдельных организаций, типовые сроки могут быть увеличены. При установлении сроков типовым перечнем следует пользоваться лишь при отсутствии ведомственного перечня, так как в ведомственном перечне состав и содержание документов организации отражены с большой полнотой и конкретизацией. Сроки хранения документов, не предусмотренных типовым или ведомственным перечнями, устанавливается ЭПК соответствующего архивного учреждения после представления необходимых материалов ведомственным архивом и ЦЭК (ЭК) организации.
ЦЭК и ЭК — совещательные органы. Они работают в постоянном контакте с экспертно-проверочными комиссиями (ЭПК) соответствующего архивного учреждения, от которого получают указания организационно-методического характера.
• подготовка и внесение на рассмотрение ЭПК соответствующего архивного учреждения предложений об установлении и изменении сроков хранения документов;
Не реже двух раз в год ЭК проводит заседания, на которых решения принимаются коллегиально большинством голосов. Протоколы заседаний подписывают председатель и секретарь комиссии. Руководитель организации утверждает протоколы ЭК только после их рассмотрения и утверждения ЭПК соответствующего архивного учреждения, если последняя приняла решение о:
На обложке дел, подлежащих постоянному хранению, предусмотрено место для наименования государственного архива, в который они будут переданы, кодов государственного архива и организации. Этот архивный шифр проставляется в ведомственном архиве после включения дел в годовые разделы сводных описей дел, утвержденных ЭПК соответствующего архивного учреждения.
Архивные шифры для дел временного (свыше 10 лет) хранения и по личномухоставу проставляются после включения дел в годовые разделы сводных описей дел, одобренных ЦЭК учреждения, согласованных с ЭПК архивного учреждения и утвержденных руководителем организации,
Годовой раздел описей на дела постоянного хранения, предназначенный для последующей передачи в государственный архив, подлежит утверждению ЭПК архивного учреждения. Он печатается в четырех экземплярах, заверяется руководителем службы документационного обеспечения управления, подписывается председателем ЭК (после утверждения описи комиссией) и согласовывается с руководителем организации.
! Здесь и далее ссылку на протокол ЦЭК (ЭК) организации или ЭПК архивного учреждения рекомендуется заверять подписью соответственно председателя ЦЭК (ЭК) или ЭПК. 2 Т о же.
В состав ЦЭК включаются: заведующий ведомственным архивом (ответственный за архив) — секретарь комиссии, представитель делопроизводственной службы министерства, ведомства, представитель соответствующего архивного учреждения.
3.4 Приглашать на заседания комиссии в качестве консультантов и экспертов специалистов структурных подразделений, подведомственных организаций, а также представителей соответствующего архивного учреждения.
После обработки первичные документы по учету движения материалов хранят в бухгалтерии. Сроки хранения бухгалтерских документов определены инструкцией Государственного архивного управления СССР.
В этот период усиливается влияние Главного архивного управления (ГАУ) при Совете Министров СССР, которое с 1958 г. стало правомочно контролировать организацию делопроизводства учреждений, организаций и предприятий. В 1963 г. ГАУ издал «Основные правила постановки документальной части делопроизводства и работы архивов учреждений, организаций, предприятий СССР», которые на протяжении многих лет были основным руководящим документом и способствовавали упорядочению их деятельности.
В российском архивном деле с 1935 г., т. е. после создания отдела ведомственных архивов Центрального архивного управления, ведется целенаправленная работа по нормативно-методическому обеспечению работы архивов различного уровня и профиля деятельности. Все основные вопросы работы архивов с текстовыми, научно-техническими, кинофотодокументами изложены в соответствующих правилах работы и носят обязательный характер для государственных архивов и ведомственных архивов государственных организаций. Правила, издаваемые архивной службой, являются ценным методическим материалом при организации любого архива, так как охватывают практически все стороны деятельности и дают методику работы с архивными документами.
В этот период усиливается влияние Главного архивного управления (ГАУ) при Совете Министров СССР, которое с 1958 г. стало правомочно контролировать организацию делопроизводства учреждений, организаций и предприятий. В 1963 г. ГАУ издал «Основные правила постановки документальной части делопроизводства и работы архивов учреждений, организаций, предприятий СССР», которые на протяжении многих лет были основным руководящим документом и способствовавали упорядочению их деятельности.
В российском архивном деле с 1935 г., т. е. после создания отдела ведомственных архивов Центрального архивного управления, ведется целенаправленная работа по нормативно-методическому обеспечению работы архивов различного уровня и профиля деятельности. Все основные вопросы работы архивов с текстовыми, научно-техническими, кинофотодокументами изложены в соответствующих правилах работы и носят обязательный характер для государственных архивов и ведомственных архивов государственных организаций. Правила, издаваемые архивной службой, являются ценным методическим материалом при организации любого архива, так как охватывают практически все стороны деятельности и дают методику работы с архивными документами.
Развитие общественной жизни и особенно производственной деятельности объективно выдвинуло в числе важнейших общегосударственных задач совершенствование системы управления. На необходимость решения этой задачи указывалось в решениях XXIV и XXV съездов нашей партии. Важное значение имеет рациональная организация информационного обеспечения управления производством. «С точки зрения технологии процесс управления представляет собой прежде всего процесс получения, хранения и переработки разнообразной информации» '. Основной формой передачи информации, как известно, является документ. По данным Главного архивного управления при Совете Министров СССР, в нашей стране ежегодно создается около 60 млрд. листов документов. Примерно такое же их число получается в результате пересчета опубликованных данных
Единая государственная система делопроизводства (основные положения). М., Изд. Главного архивного управления при Совете Министров СССР, 1974.
Определение отдельных разновидностей служебных документов. После издания Конституции 1936 года в ведомственных инструкциях по делопроизводству все чаще появляются указания на значение и порядок применения отдельных разновидностей служебных документов. Значительный интерес представляет проект Инструкции по делопроизводству Главного архивного управления МВД СССР, в котором сделана попытка дать определение ряда разновидностей важнейших документов административного делопроизводства.
В самом деле, что дает лишь один признак,_напри-мер, номинальный? Только самое общее представление о документах («протоколы», «отчеты» и т. д.). Совсем иначе обстоит дело, когда мы формируем те же протоколы, пользуясь не только номинальными, но и другими признаками. Например, дело «Протоколы Научного совета Главного архивного управления при Совете Министров СССР за 1959 г.» сформировано помимо номинального — по авторскому и хронологическому признакам. Другой пример. Мы сгруппировали отчеты. Но сразу же возникают вопросы: чьи отчеты? о чем они? за какой период? И если мы используем эти признаки: авторский (чьи), предметно-вопросный (о чем) и хронологический (за какой период), то сформированное нами дело и его заголовок дадут более полное представление о составе и содержании этих отчетов.
Для определения сроков хранения все учреждения должны иметь перечень документальных материалов ведомства с указанием сроков хранения, а в случае его отсутствия пользоваться перечнями типовых документальных материалов Главного архивного управления при Совете Министров СССР.
В случае отсутствия отдельных категорий документов в ведомственных перечнях пользуются типовыми перечнями Главного архивного управления при Совете Министров СССР.
По положению о Государственном архивном фонде СССР все учреждения должны иметь перечни документальных материалов с указанием сроков их хранения. Под руководством Главного архивного управления при Совете Министров СССР советские учреждения провели огромную работу по созданию перечней. До 1936 года действовали главным образом перечни, издаваемые архивными органами. С 1936 года в работу по составлению перечней включаются центральные учреждения.
Автоматическим управлением Автоматической идентификации Автоматическое управление Абсолютные показатели Автоматизация бухгалтерского Автоматизация управления Автоматизации инженерного Администрации необходимо Автоматизации технологических Автоматизацию производственных Автомобильным транспортом Автомобильной промышленности Автомобильную промышленность вывоз мусора снос зданий
|
|
|
|
Навигация
