Использования документов

Дата составления документа несет в себе контрольное и информационное значение, так как однородные факты хозяйственной жизни повторяются. Их необходимо разграничить во времени для предотвращения повторного использования документа.

Выбор архитектуры построения автоматизированной информационной технологии казначейства определяет свои требования к аппаратной части информационного комплекса. Так, организация автоматизированного банка данных казначейства по принципу централизации и иерархии и объемы информационных потоков в условиях автоматизированной обработки и создания документов требуют применения производительных серверов и мощных корпоративных баз данных. При этом следует учесть, что увеличение времени реакции системы, основанной на регулярных обращениях к файл-серверу, до 3 секунд заметно повышает утомляемость оператора. Поэтому, учитывая, что работа операторов бухгалтерских систем является особо ответственным участком технологического процесса обработки информации в органах казначейства, для рабочих станций за типовой компьютер принимается ПК на базе микропроцессора типа не ниже Intel Pentium 100, так как микропроцессоры меньшей производительности существенно увеличивают инерционность всей системы. Применение таких ПК для оснащения автоматизированных рабочих мест казначейских работников позволяет применять для текущей работы пользователей современный эргономичный графический интерфейс API Microsoft, позволяющий легко организовать эффективную коллективную и индивидуальную работу пользователей в локальной вычислительной сети. Работа в ЛВС на основе технологий коллективного создания и использования документа позволяет органам казначейства сократить производство излишних или ненужных документов на бумажном носителе. Подобная технология позволяет организовать безбу-

Дата составления документа несет в себе контрольное и информационное значение, так как однородные факты хозяйственной жизни повторяются. Их необходимо разграничить во времени для предотвращения повторного использования документа.

где J3 исп — количество случаев эффективного использования документа (показателя); JBXOa — информация на входе5.

• характер использования документа в месте его назначения.

Анализ таблицы документирования работ проводится по фафам и строкам. По фафам устанавливается, для скольких и для каких работ необходим каждый документ или результатом каких работ он является. В определенном смысле степенью использования документа можно считать число работ, для которых он создается (сумму знаков по столбцу). По строкам выявляют комплекс документов, характеризующих каждый вид работы, и роль каждого отдельного документа в этом комплексе.

при необходимости использования документа в будущем для руководителя по его заданию могут быть изготовлены копии рассмотренных им документов, однако стремление к созданию «архива» дополнительных копий проходящих через руководителя документов свидетельствует о его сомнении в эффективности работы службы ДОУ.

В отличие от исполнения процесс использования документа предполагает включение его в информационно-документационную систему, обеспечивающую исполнение других документов, выполнение управленческих действий и решений. Для использования в работе обычно поступают законодательные акты, организационно-правовые, нормативные, распорядительные, справочно-информационные документы, разнообразные рекламные издания и научно-техническая информация. Процесс ознакомления с конфиденциальным документом — это информирование сотрудника фирмы или иного заинтересованного лица, осуществляемое в соответствии с резолюцией полномочного руководителя на конфиденциальном документе, о принятом этим руководителем решении или решении другой организационной структуры.

при необходимости использования документа в будущем для руководителя по его заданию могут быть изготовлены копии рассмотренных им документов, однако стремление к созданию «архива» дополнительных копий проходящих через руководителя документов свидетельствует о его сомнении в эффективности работы службы ДОУ.

В отличие от исполнения процесс использования документа предполагает включение его в информационно-документационную систему, обеспечивающую исполнение других документов, выполнение управленческих действий и решений. Для использования в работе обычно поступают законодательные акты, организационно-правовые, нормативные, распорядительные, справочно-информационные документы, разнообразные рекламные издания и научно-техническая информация. Процесс ознакомления с конфиденциальным документом — это информирование сотрудника фирмы или иного заинтересованного лица, осуществляемое в соответствии с резолюцией полномочного руководителя на конфиденциальном документе, о принятом этим руководителем решении или решении другой организационной структуры.

ОРГАНИЗАЦИОННАЯ ЗАЩИТА ИНФОРМАЦИИ — регламентация производственной деятельности и взаимоотношений исполнителей на нормативно-правовой основе таким образом, что несанкционированный доступ к конфиденциальной информации становится невозможным или существенно затрудняется за счет проведения организационных мероприятий. К ним относятся: а) мероприятия, исключающие возможность тайного проникновения на территорию и в помещение; б) мероприятия, осуществляющиеся при подборе персонала; в) организация пропускного режима; г) организация охраны; д) организация хранения и использования документов; е) организация зашиты информации и т.д.

Для исключения повторного использования документов ряд документов подлежит гашению штампом «Получено» или «Оплачено» с указанием даты. Это относится в первую очередь к денежным документам, приложенным к приходным и расходным кассовым ордерам.

По мере использования документов в учетном процессе их сдают в архив. Это завершающий этап документооборота.

Для того чтобы выполнять все эти задачи, бухгалтер должен знать положения трудового законодательства, касающиеся приема на работу, оформления трудовых либо гражданско-правовых договоров с работниками, порядок составления и использования документов по учету личного состава. Поэтому изучение темы учета труда и его оплаты мы начнем с этих вопросов.

Получатель Д. — юридическое лицо, наделенное правом получения, хранения и общественного использования документов.

Распоряжением Правительства Российской Федерации от 23.04.92 № 381-р и постановлением Администрации Новосибирской области от 20.05.92 № 206 органам исполнительной власти на местах было рекомендовано рассмотреть вопросы о создании архивов для хранения и использования документов по личному составу и выделении для этих целей соответствующих помещений, штатных единиц и фонда оплаты труда работников. Принято также постановление администрации области от 02.08.92 № 183 «О создании в городах и районах области архивов по личному составу».

а) установление единых принципов организации архивного дела, хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда и контроль за их соблюдением;

- добровольной передачи документов на хранение в архивные учреждения, государственные музеи и библиотеки на основании соглашения (договора), с уточнением при необходимости условий хранения и использования документов;

Порядок использования документов государственной части Архивного фонда Новосибирской области, находящихся на временном хранении в органах государственной власти, прокуратуры Новосибирской области, органах местного самоуправления, учреждениях, организациях и на предприятиях, определяется ими по согласованию с комитетом государственной архивной службы Администрации Новосибирской области.

Совершенствование работы аппарата управления, оперативность и качество решения вопросов, содержащихся в документах, в значительной мере зависят от организации хранения документов, т. е. от методов их классификации. Научно обоснованная классификация документов имеет большое значение не только для оперативной работы в организациях, но и для последующего хранения и использования документов в ведомственных, государственных архивах. Единый подход к классификации документов в организации обеспечивает номенклатура дел. Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Номенклатура дел является классификационным справочником, обязательным для составления во всех государственных организациях, и должна содержать полный перечень дел, заводимых всеми структурными подразделениями.

На основе применяемых традиционных и электронных регистрационных форм создается справочно-информационный банк данных (учетный аппарат), который предназначен для контроля за сохранностью документов, накопления и систематизации исходныхданных о документах, актуализации массивов информации — внесения в учетные формы рабочих сведений в процессе исполнения или использования документов, обеспечения контроля за исполнением документов и проверки их наличия.

Навигация

Главная

Новое

Акционер Америка Агрессивность